生産性向上とは具体的にどうするか

生産性向上とは、組織が保有する経営資源を最大限に有効活用し、より小さな投資でより大きな成果を生み出すための取り組みを指す言葉です。 働き方改革の推進など、日本では政府主導による国全体を対象とした大規模な生産性向上施策が進められています。
しかし具体的に生産性向上に関する対策をどう行うかなどの疑問点が多くあります。具体例として下記のようなことがあります。

組織の中で生産性を高める

目標を設定する

ただ、生産性向上をしようと思っても、何をしたらいいのか分からず、結局生産性向上できずに終わってしまいます。 例えば、「成果をあげたい」「投入リソースを減らしたい」など、生産性向上の目的が明確になると、そのために何をすればいいのかが分かりやすくなります。

問題点を洗い出す

生産性向上の目標が明確になったら、それを達成するには、どの業務を改善すればいいのかが分かりますので、その業務の問題点を洗い出し、業務内容を見直したり、やり方を変えたりする必要があります。

タイムマネジメント

時間管理をより厳密に行うことで業務時間内の無駄な時間を削減することができれば、重要度の高いタスクや遅延しているタスクに時間を回すことができ、完了期日遅延のリスクを減らすことが出来ます。

優先順位を設定する

業務を削減できなくても、重要度や優先順位、段取りを決めることで業務効率が向上します。例えば、会議における話の方向性をまとめておくだけでも、会議の時間が短縮されることでしょう。情報の伝わりやすさと正確性を重視し、資料などを作成した本人のチェックのみで完結させてみるのも一つの方法です。 仕事の優先順位や段取りの基準を見直すことで、普段の業務に使っている時間配分を変えることが可能です。

モチベーションアップ

従業員の仕事に対するモチベーションを高めることは、企業全体の生産性を高めることに直結します。 業務時間中とはいえ、どんな人も集中力を持続させるには限界があります。 例えば休憩をとって心身をリフレッシュすることで業務の継続にメリハリをつけ、仕事に対する従業員のモチベーションを回復することにつながります。 従業員のやる気を引き出しパフォーマンスの質を維持することで、生産性の向上が期待できます。

行動の可視化と組織内での連携

組織内の課題を見出し、それを解決するためには、上司が部下の行動を十分に把握して、業務のパフォーマンスにどのような影響を与えているかを知ることが必要です。 また組織において部門間の連携がいかにスムーズにすることも重要な課題です。 事前によく検討してルールを決め、組織間の連携の仕組みを確立しておくことによって、業務フローの中で連携不足による部門間の認識の相違を極力なくし、同時にミーティングや報告の数も最小限に減らすことができます。

ツールを用いた生産性向上の方法

プレゼンテーションツール

チームのプレゼンテーション能力を向上させるためには、最適なプレゼンテーションのツールを選ぶことも重要です。チーム全体のプレゼンテーション能力を高められるだけでなく、資料作成の時間短縮など効率化にもつながります。

会議室マネジメントツール

会議室を事前に予約することで、バッティングによる生産性の低下を防ぐことが可能になります。会議室以外の設備管理にも運用次第で使用できます。

リモートワークツール

出張の機会がある社員や、在宅ワークを導入している企業では必須のツールです。 作業場所を限定しない仕事が可能となります。

目標管理ツール

各従業員が常に自身の目標を意識、管理することで、業務へのモチベーション向上が期待できます。 また、評価面談時の材料として将来設計に役立てることができます。

スケジュール調整・タスク管理ツール

会議・面談の招集、不在時の連絡といった調整や連絡にかかる手間と時間を大幅に短縮でき、情報を共有することで行き違いを防げるほか、組織内の連携自分が抱えているタスクの状況を視覚的に把握できることで、進捗の確認や他者との連携によるタスクの管理がしやすくなり、生産性の向上につながることが期待できます。

企業側で設備を整え、有効なツールやシステムを導入することも重要なポイントとなりますが、こうした取り組みを推進する企業に対しては費用面での公的な支援制度も用意されています。