補助金・助成金の活用

生産性向上の為の対策などが行い辛い中小企業や小規模事業者に向けた助成金、補助金制度が各自治体で用意されております。給付要件を満たす必要がありますが、有効的に活用することによって円滑に生産性向上に向けた対策を行うことが出来ます。補助金・助成金の申し込みには期限がある為確認が必要です。

生産性向上特別措置法とは

政府は、２０２０年度までの３年間を集中投資期間と位置づけ、中小企業の生産革命を実現するため、市町村の認定を受けた中小企業の設備投資を支援します。 大まかな内容としては、生産性向上に関する計画を市町村に提出し、認定を受けることができた場合、新たに取得した設備に対する固定資産税が最大３年間ゼロ等になります。
要件として計画認定から３～５年間の計画期間において、直近の事業年度末に比べて労働生産性が３パーセント以上向上すること、国の策定した「導入促進指針」及び各市町村が策定した「導入促進基本計画」に適合するものであること。先端設備等の導入が円滑かつ確実に実施されると見込まれるものであること。認定経営革新等新機関（商工会等）において事前確認を行った計画であること。であることが条件となっております。

業務改善助成金とは？

業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援し、事業場内で最も低い賃金の引上げを図るための制度です。 生産性向上のための設備投資やサービスの利用などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成します。

支給対象者

事業場内最低賃金が 1,000 円未満の中小企業・小規模事業者。 過去に業務改善助成金を受給したことのある企業であっても、助成対象となります。

給付要件

事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる、生産性向上のための設備投資などの事業実施計画を策定すること 引上げ後の賃金額を支払うこと、生産性向上に資する機器・設備などを導入することにより業務改善を行い、その費用を支払うことが要件となっております。

補助金

本制度に基づき固定資産税の特別措置を実施した自治体において、以下の補助金が優先採択（優遇内容は各自治体で異なり、その詳細は公表されていませんが、補助金の審査は加点方式で行われており、本計画の認定が加点対象となるようです。）

ものづくり・サービス補助金（ものづくり・産業・サービス経営力向上支援事業）

中小企業が生産性向上に資する革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセス改善を行う際の設備投資に対し、最大３０００万円支援する。

持続化補助金（小規模事業者持続化補助金）

小規模事業者が、商工会・商工会議所と経営計画を作成し、販路開拓等を行う際、最大５００万円支援する。

サポイン補助金（戦略的基盤技術高度化支援事業）

中小企業が大学・公設試等と連携して行う研究開発、試作品開発及び販路開拓を行う際、２～３年度の間に最大９７５０万円を支援する。

ＩＴ導入補助金（サービス等生産性向上ＩＴ導入支援事業）

中小企業等の生産性向上のため、業務効率化や売上向上に資する簡易的なITツール（ソフトウェア、アプリ、クラウドサービス等）の導入する際に、最大５０万円を支援する。

IT関連の助成金・補助金制度に関しては、ソフトウェア購入の際などの些細な対策でも適用出来ます。またこの制度を使用し社内をシステム化するという事例も多くあります。補助金を用いてより低コストに生産性向上の対策が行えます。

業務が複雑化していて生産性を向上させるのが難しい

生産性を向上させるといっても、業務内容が複雑だったり、似たような業務でも同じやり方が通じなくなり、その結果として生産性を向上するのが難しいなど、生産性向上の対策はすぐには実行できるものではないですし、効果が現れるには時間を要します。中でも成果を求めるあまり間違った対策を行って生産性を逆に悪化させているということも多々あります。

生産性向上の対策のはずが…

仕事が早い人に多くの仕事を任せた結果

仕事の速い人たちは、遅い人たちよりも生産性が高いのは明らかです。そこで、生産性を上げるために仕事に早い人たちに業務をどんどん集中させる対策を行います。一定時間内に処理できる業務量は一時的に増加します。
しかし、給料が同じでば仕事の速い人には不満が出てきます。また、業務の処理が遅い人はいつまでも業務の処理が遅くて仕事のできる人が退社をすると生産性が大きく低下します。退社しなくても給料が同じなら仕事が速かった人たちも遅くなって、全体としては生産性が低下します。

合理的と思える生産性向上のための対策も全体で考えるとかえって生産性を悪化させる可能性があります。一部の社員に任せるだけでなく全体の生産性を高める必要があります。

一律残業代カット

例えば、残業代が売上に対して多いからという理由で一律に残業代をカットするなど、安易な残業代カットは社員のモチベーションも低下させるどころか、一時的に利益を得ても何かしらの要因で利益が低下すると、利益とモチベーションの低下が繰り返され、問題解決から遠のいてしまいます。

残業代が売上に対して多いのかの本質的な原因が無駄な残業にあるのか、それとも別の要因かを調査してからの対策でないと間違った対策をしてしまいます。残業が発生している根本的な原因解明を行い、まず残業しないと仕事が終わらないという状況の解消が必要です。

目的と手段を取り違える間違い

例えば生産性を向上させるという目的の元問題点の洗い出しを行うために会議を何度も行いますが、いつの間にか会議を開催すること自体が目的になり会議を開催していれば生産性向上のためになっているという勘違いが生まれます。一般的に常に問題意識を持っていない企業では、急に問題意識を持つよう社員に要求しても活発な議論が行われず。手段が目的に変化することがあります。

問題点を特定することから

まず職場内の問題点を書き出していき、社内全体の状況を把握しながら対策を行うことが重要となります。生産性の向上を企業の文化・社風にまで高める努力を行い定着させることによって、自然と効果が出てきます。

生産性向上とは具体的にどうするか

生産性向上とは、組織が保有する経営資源を最大限に有効活用し、より小さな投資でより大きな成果を生み出すための取り組みを指す言葉です。 働き方改革の推進など、日本では政府主導による国全体を対象とした大規模な生産性向上施策が進められています。
しかし具体的に生産性向上に関する対策をどう行うかなどの疑問点が多くあります。具体例として下記のようなことがあります。

組織の中で生産性を高める

目標を設定する

ただ、生産性向上をしようと思っても、何をしたらいいのか分からず、結局生産性向上できずに終わってしまいます。 例えば、「成果をあげたい」「投入リソースを減らしたい」など、生産性向上の目的が明確になると、そのために何をすればいいのかが分かりやすくなります。

問題点を洗い出す

生産性向上の目標が明確になったら、それを達成するには、どの業務を改善すればいいのかが分かりますので、その業務の問題点を洗い出し、業務内容を見直したり、やり方を変えたりする必要があります。

タイムマネジメント

時間管理をより厳密に行うことで業務時間内の無駄な時間を削減することができれば、重要度の高いタスクや遅延しているタスクに時間を回すことができ、完了期日遅延のリスクを減らすことが出来ます。

優先順位を設定する

業務を削減できなくても、重要度や優先順位、段取りを決めることで業務効率が向上します。例えば、会議における話の方向性をまとめておくだけでも、会議の時間が短縮されることでしょう。情報の伝わりやすさと正確性を重視し、資料などを作成した本人のチェックのみで完結させてみるのも一つの方法です。 仕事の優先順位や段取りの基準を見直すことで、普段の業務に使っている時間配分を変えることが可能です。

モチベーションアップ

従業員の仕事に対するモチベーションを高めることは、企業全体の生産性を高めることに直結します。 業務時間中とはいえ、どんな人も集中力を持続させるには限界があります。 例えば休憩をとって心身をリフレッシュすることで業務の継続にメリハリをつけ、仕事に対する従業員のモチベーションを回復することにつながります。 従業員のやる気を引き出しパフォーマンスの質を維持することで、生産性の向上が期待できます。

行動の可視化と組織内での連携

組織内の課題を見出し、それを解決するためには、上司が部下の行動を十分に把握して、業務のパフォーマンスにどのような影響を与えているかを知ることが必要です。 また組織において部門間の連携がいかにスムーズにすることも重要な課題です。 事前によく検討してルールを決め、組織間の連携の仕組みを確立しておくことによって、業務フローの中で連携不足による部門間の認識の相違を極力なくし、同時にミーティングや報告の数も最小限に減らすことができます。

ツールを用いた生産性向上の方法

プレゼンテーションツール

チームのプレゼンテーション能力を向上させるためには、最適なプレゼンテーションのツールを選ぶことも重要です。チーム全体のプレゼンテーション能力を高められるだけでなく、資料作成の時間短縮など効率化にもつながります。

会議室マネジメントツール

会議室を事前に予約することで、バッティングによる生産性の低下を防ぐことが可能になります。会議室以外の設備管理にも運用次第で使用できます。

リモートワークツール

出張の機会がある社員や、在宅ワークを導入している企業では必須のツールです。 作業場所を限定しない仕事が可能となります。

目標管理ツール

各従業員が常に自身の目標を意識、管理することで、業務へのモチベーション向上が期待できます。 また、評価面談時の材料として将来設計に役立てることができます。

スケジュール調整・タスク管理ツール

会議・面談の招集、不在時の連絡といった調整や連絡にかかる手間と時間を大幅に短縮でき、情報を共有することで行き違いを防げるほか、組織内の連携自分が抱えているタスクの状況を視覚的に把握できることで、進捗の確認や他者との連携によるタスクの管理がしやすくなり、生産性の向上につながることが期待できます。

企業側で設備を整え、有効なツールやシステムを導入することも重要なポイントとなりますが、こうした取り組みを推進する企業に対しては費用面での公的な支援制度も用意されています。

生産性向上とは

短時間で多くの成果をあげること

求められる成果を短時間で多くあげられるということ、短期間のうちに一定以上の成果をあげることができると生産性が高いと言えます。
また短時間で多くの業務を行うことによって遅延などのリスクを抑えることができます。

無駄な作業がない

無駄な時間をかけたり手間がかかっていない、業務の最適化がされているなど、業務における無駄が一切発生していない状態は理想です。

費用対効果が高い

少ない投資で大きな成果を出すというのも生産性向上の重要なテーマです。費用対効果が高ければ、会社の業績向上や成長促進にもコミットすることが可能となります。

働き方改革の最重要テーマ

労働人口の減少と長時間労働の是正、幅広い働き方の選択という点において、今の利益を維持しながら実現するには一人一人が多くの仕事を短時間でこなす必要があります。そこで生産性を向上する為の取り組みが必要となります。一人一人の生産性を向上させることにより、働き方改革に基づいた働き方を行うことができます。

メリット

多くの成果につながる

一人一人の生産性を向上することによって、より多くの成果をあげることが出来ます。運用次第では一人あたりの生産性を増やし一人で二人分の仕事を短時間でこなすということも不可能ではありません。

また一人一人が成果を多くあげることにより長期的な利益につながり、働きやすい職場環境と多くの利益を生み出す生産性の高い職場を両立させることができます。

効率化につながる

取り組んでいくうちに業務上の無駄を見つけ、改善することによって、職場環境の効率化につながります。些細なロスや時間短縮も効率化につながり、それを積み重ねることによって生産性の向上につながります。

生産性の向上が必要な理由

労働人口の低下

日本社会は少子高齢化、人口減少の時代に突入しています。労働人口が減少すると、企業にとって労働力の確保がさらに難しくなり、人手不足に拍車がかかることが予想されます。そこで企業ができる努力として、少ない労働者でも成果が挙がるように、生産性向上に取り組む必要があります。

長時間労働の改善

長時間労働による職場環境の悪さ、労働時間に対する国民生産性という点において日本は先進国の中でも低い水準にとどまっています。長時間かけてたいした成果が出ないよりも短時間で多くの成果をあげることが求められます。

生産性向上と業務効率化の違い

業務効率化とは、今まで行っていた仕事のスピードを早めたり、ロスを小さくしたりと、無駄を省き効率化することです。生産性向上とは、「アウトプット」「インプット」の値を大きくすることです。つまり、業務効率化は生産性向上の手段のひとつとして考えることができます。

生産性の向上の為のご提案

生産性の向上により、働き方改革に基づいた働き方、また働きやすい職場環境と多くの利益を生み出す生産性の高い職場の両立が可能となります、しかし方法がよくわからない、どのようなことが効果的なのかという疑問が多くあります
IT企業ではシステムやツールを用いて、業務状況を管理することにより、効率化とそれに伴う生産性の向上が行われております。他の業種でもこれらのシステムを用いた働き方改革の実現を行う動きが出てきております。