出退勤記録の自動化の事例
目次
適切な労働時間管理を実現
コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。
勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。
既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合の対応や、管理漏れによる勧告も避けられます。
勤怠管理システムの導入事例と導入することで得られる効果
例えば勤怠管理システムを導入していない場合、社員1人の勤怠について二重のチェック機関が必要となります。
上司が部下の勤怠をチェックした後に、給料の管理や計算をしている部署でもう一度チェックするが必要があり、例えば1度のチェックで社員1人につき5分の時間がかかるとした場合、50人の社員がいるところで250分必要になり、二重のチェックをすると、500分かかることになります。勤怠管理に約1日分のコストがかかることとなります。この時間を本来の業務に当てたいと思う人も多いと思います。
勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理にかかっていた様々なコストを削減することが出来るのと同時に効率化した分本来の業務にリソースを当てる事が出来ます。
勤怠管理システムを導入していない場合に起こりうるリスク
不正をしやすくなる
勤怠管理システムを導入していない場合、労働状況を従業員の申告に委ねる形となるため、労働時間を少し上乗せして申告するなどの不正が発生する可能性があります。
管理者の仕事が煩雑になってしまう
多数の従業員がいる場合、1人1人の勤怠時間や給料、有給休暇数の把握や管理にかかる時間は膨大なものとなります。
法改正があったときの対応が間に合わない可能性がある
勤怠管理はすべて労働法に基づいて行われます。
労働法が改正されたら、それに合わせて管理の仕方を変えなければなりません。
全ての事柄を労働法が改正される度に学びなおして管理を行わなければならないので、給与の未払いなどのトラブルの元となる恐れがあります。
出退勤記録の自動化の導入事例
タイムカードからの変更事例
情報通信業のこの企業の場合、磁気カードで出退勤時間を記録するだけの仕組みだったので、今月はどれだけ残業をしているのか本人は把握できず、人事も週に1回、5時間かけて集計作業をしなければわからない状況でした。給与計算の際は、勤務記録一覧を手書きして社労士に渡しており、社労士からは、この人の出勤遅れは遅刻なのか、電車遅延なのかなど都度確認事項が発生する状況でありました。
システム導入後、直行直帰、テレワークやシフト勤務など複数の働き方や就業規則に対応出来るようになり、残業時間表示など、残業管理に役立てられたので、法令順守だけでなく、長時間残業による過労発生防止等にも役立てられています。
パート・アルバイトなどの勤務形態での導入事例
外食産業などの業種では、パート・アルバイトなどの勤務形態の従業員が多数を占めております。パート・アルバイトの場合、曜日によって勤務時間や勤務中の休憩時間などが異なり、そして勤務時間中に誰が何をやるのか、日によって変わってきます｡紙ベースでのシフト表と基本となる業務スケジュール表はありましたが、店舗ごとに営業時間が異なったり、季節による変動があるため、実際には貼られているだけで、誰がいつ何をするのかといった詳細までは把握しきれない状況でした｡
システム導入後は以前6～7人で丸3日間かかった集計作業が、現在では2人で2日あれば終了するようになり、管理面では、パート・アルバイト各人の勤務状況や残業時間などが把握出来るようになり、緊急時の人員配置などがスムーズにできるようになりました。
勤怠管理自動化のためのツール
SmartRPA
予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。
出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。
まとめ
勤怠管理の手法は、企業によってさまざまです。
一方で、現状において作業工程が複雑化しており、時間・労力をかけて管理している企業も少なくありません。とは言え限られた人材で作業を行なうのにも、いつしか限界が訪れるはずです。
労働力減少・人材不足が深刻化している中、早めの勤怠管理システム導入を検討し、このような管理業務などの効率化を図ることが生産性向上にもつながります。
そして、効率化した時間分本来の業務にリソースを当てることにより、生産性の向上に繋がります。
