今後の勤怠管理は企業にとって重要な課題

2019年4月からは労働基準法を始め様々な法律で労働時間に関する事項が改正されました。
法改正後は労働時間を正しく把握することが追加され、違反すれば厳しい罰則が科せられる上に、勤怠管理がゆるいと企業モラルを疑われる場合もあります。 残業も含め正しい労働時間を把握するため管理方法を適正にすることが求められます。

工数削減・業務効率化を実現

勤怠管理業務は、その工数が複数でしかも複雑です。そのためミスも起こりやすく、慎重に時間を使って確認作業をする必要があります。
勤怠管理システムを導入することで工数が削減し、業務の煩雑化を抑制します。
システムを活用することで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。同時に総務・人事担当者の業務効率化にもつながります。

勤怠管理システムの導入でできること

出勤・退勤時間の記録

従業員が勤怠を入力した際に時間も同時に登録されるので、管理者はそれを確認するだけで時間通りの勤怠を行えているかが把握できます。打刻時間を記録する事で不正打刻や打刻漏れなどを防ぐ効果があります。

テレワーク従業員の勤怠管理

テレワークとは会社のオフィス外で勤務することで、在宅勤務、モバイルワークとも言います。在宅勤務は自宅を就業場所とする働き方で、クリエイターなどに向いた就業形態です。妊娠、育児、介護などの理由によって通勤が困難な人も、在宅ワークによって家庭と仕事を両立することが可能になります。

従来型の勤怠管理システムではテレワークの管理は難しかったのですが、クラウド型の勤怠管理システムでは、テレワークの管理もできるようになりました。クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員は、スマートフォンやパソコンを通じて、時間や場所を選ばずにシステムにアクセス可能です。そのため、社外からでも勤務状況を申告することができます。また、作業画面をランダムにキャプチャすることなどで、実際に就業をしていることを確認することもできます。

有給休暇管理、休暇申請の一元管理

一部のサービスでは、法改正後に求められる年5日の年次有給休暇取得は、システム上で管理することが可能です。年次有給日数は入社歴によって異なるので、従業員それぞれの入社日をシステム上に入力しておくと、年次有給休暇の付与日数、利用日数がひと目でわかるようになります。これは新しく労働基準法で作成が義務付けられた年次有給休暇管理簿にも対応できます。

また、休暇を申請する際は多くの企業では上司の承認が必要です。そのような承認フローもシステムで管理することが出来、申請する側も承認する側も、お互いの時間を短縮することができます。

残業時間数などをリアルタイムで把握

毎月集計するタイムカード方式では、月が締まってようやく残業時間が見えます。システム管理では「この社員の残業時間は？」と週単位、日単位で検索すればすぐに把握できます。残業時間の調整もすぐに対応できます。

運用のポイント

自社の勤務体系に合っているか

勤怠管理システム導入の前にまず確認しなければならないのは、自社の勤務体系に合うものかどうかです。事業内容、職種、雇用形態などで運用方法も変わります。

営業職、販売職など、直行直帰の記録ができないと困る、在宅介護で場所ごとの勤務時間を把握する必要がある、交代制勤務の設定が必須だ所定労働時間が人により異なるバリエーションが多い場合は、対応しきれない場合もありますから注意が必要です。事業者によっては、特定の業種に特化した勤怠管理システムを提供しているところもあります。

運用が上手くいかないと効果がない場合がある

システムの機能をうまく使いこなせず業務改善が捗らないケースもあります。この主な要因としては、導入時に充分なサポートを受けられていない、従業員に周知できていない場合などがあります。

システム導入の際、特に今までシステムなどを特に導入していない企業は、運用を円滑にするため、使い方や導入の目的などを十分に周知する必要があります。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

勤怠管理の自動化により管理業務などの効率化を図ることで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。
また、従業員の意識共有も重要です。従業員が非協力的では、正しい労働時間を管理することは難しくなります。勤怠申請がラクになるなど、従業員にとってメリットがあること、使用方法や導入目的を周知しておくことも重要になっていきます。