2019/06/14

出退勤記録の自動化のメリット

出退勤記録の自動化のメリット

適切な労働時間管理を実現

コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。

既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合の対応や、管理漏れによる勧告も避けられます。

タイムカードなど今までの勤怠管理のデメリット

従来のタイムカードは手入力のため、記載漏れや打刻ミスなどによるトラブルが発生しがちです。また意図的に改竄されるリスクが高く、働き方改革が求められる今では不適切な管理方法と言えます。

用紙の回収、入力、保管などの業務工程が多い

タイムカード運用では、打刻された用紙を回収する必要があります。その数字を給与計算などに反映するために、多くはエクセルなどで手で入力しなければいけません。もし支社の分の集計も本社でやっているとしたら、タイムカードを本社に郵送し、本社で集計。不備があればメールや電話で確認するといった作業が発生し、非効率的です。

また労働基準法上、タイムカードは全従業員の3年分を保管しなければいけないため、従業員数が増えるほど用紙の数も膨大になり、また、保管後に何らかの確認事項が生じた際、該当の用紙を探す必要があるなど問題点があります。

打刻漏れ・不正打刻を防げない

タイムカードは、打刻を忘れてしまうと後から手書きで入力したり、忘れた理由を申告したりと打刻漏れなどの際手間がかかります。
また、打刻を忘れた場合に、意図的に忘れたふりをすることもできてしまう、打刻を忘れてしまった際にほかの人に頼んで打刻をしてもらうこともできてしまうなど不正打刻が起こりやすくなります。

集計時のミスが避けられない・データ改ざんの可能性

タイムカードを回収、そして手入力で集計をしていると、万全を期していてもミスが起こってしまいます。
また、手入力の工程が入ると、物理的にデータを改ざんすることも可能に。残業時間を少なく見せるために数字を操作することが可能になり、客観的な証拠としての信頼性が低くなります。

勤怠管理自動化のメリット

勤怠記録をシステム化、自動化する事によって、打刻漏れや不正打刻を防ぐだけでなく、法令に遵守した適切な労働時間を把握する事が出来、企業・従業員間でのトラブル防止につながります。

また勤怠記録をCSVに出力するなど、業務の効率化に繋がり、これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できます。

労働時間を管理できる

業員の労働時間をきちんと管理することは、企業の義務でもあります。管理ができていないと、多くのトラブルを生むだけでなく、長時間労働をする企業という世間からの評価に繋がります。
勤怠管理の自動化は従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤状況を含め、労働時間を管理できるので、適切な労務管理ができ、結果として働きやすい職場環境を構築することができます。

業務時間が大幅に削減できる

これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べ、集計やチェック、分析など手作業に頼っていた業務を自動化できるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。
また、給与計算ソフトとデータを連携すれば給与計算作業の効率化も図れます。 これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できますので、担当者は本来の業務に専念することができます。

不正打刻の防止ができる

勤怠の打刻の際、打刻時間を記録するため、不正を行いずらい環境を作る事が出来ます。
従業員の不正のほか会社側の不正も防止する事により、クリーンな職場環境を作る事が出来ます。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

まとめ

勤怠管理の手法は、企業によってさまざまです。
一方で、現状において作業工程が複雑化しており、時間・労力をかけて管理している企業も少なくありません。とは言え限られた人材で作業を行なうのにも、いつしか限界が訪れるはずです。
労働力減少・人材不足が深刻化している中、早めの勤怠管理システム導入を検討し、このような管理業務などの効率化を図ることが生産性向上にもつながります。