2019/06/13

業務の可視化の事例

業務の可視化の事例

働き方改革関連法案

業務の可視化

業務の可視化とは「いつ、誰が、どこで、どんな作業を、どれくらい行っているか」を可視化し、業務内容から業務の無駄を省き効率化を図ることで効果が表れます。業務を効率良くするためにこの業務の可視化が欠かせません。

業務を可視化し、問題点を洗い出すことにより、業務上の問題点への対策、無駄の簡略化、可視化が容易になります。仕事にメリハリを付けることにより短時間でより多くの成果をあげることができます。

可視化のポイント

業務の可視化で大切なことは、業務に関わる従業員や責任者など立場関わらず可視化していくことです。業務改善にあたって専任担当者が就く場合が多いかと思います。しかし担当者が独自の業務プロセスを定義するのは非常に危険です。少しでも業務可視化が正確にされていないと、業務改善が正しく進みません。
そこで可視化する業務プロセスに関わる従業員や責任者を巻き込みながら定義していきます。そうすることで正確な業務可視化ができる他業務改善の過程を全ての社員が知ることが出来、業務改善の効果を高める事ができます。

業務の可視化の事例

紙からシステムで管理

家電製品開発会社の事例では、多くの資料が紙で管理されており、あの資料が見つからないという問題が発生していました。
そこで情報共有ツールを導入し、議事録、日報、プロダクトの図面やデザインといった画像データ、そして名刺までを一元管理する仕組みを作りました。 また、デジタルツールに疎い方も含む幅広い世代で運用するため、どの資料を読めばいいのかが一瞬で分かるように、タイトル付けにルールを設ける事などのルール作りを徹底しました。
この徹底したルール作りによって、ミーティングの際に、キーワードやタグ検索すれば、全員が必要な情報をすぐに確認できる状態となり、会議の円滑化や会議から紙の資料が無くなるなどの効果がありました。

社外メンバーとの業務における生産性を向上

色々な人から何度も同じ質問をされ、その度に同じ説明を繰り返すことで、仕事の生産性を下げてしまっているということも多々あります。

とある会員制結婚式プランニング会社ではドキュメント共有ツールやチャットツールの活用により、情報共有を効率化することに成功しました。
この会社では外部のプランナーが多くかかわる事、案件を担当していただく頻度が月1くらいとなり、前回のことを忘れてしまっているケースもあり、同じことを何度も説明することになってしまい、そこに多くの時間を割いている状況となっておりました。

そこで社内で活用していた情報共有ツールを外部のプランナーや協力会社でも使うことにしました。 事前に共有することにより、説明に使っていた時間を削減し、円滑な業務を実現しました。
また、議事録などの資料をテンプレートに沿って記載するというルールを作り、使用のハードルを下げることにより、定着させることに成功しました。

予定の可視化で円滑な業務を実現

ツールを使い各従業員のタスクを可視化し、業務の円滑化を図る事が出来ます。
進捗に応じてステータスや担当者を更新していき。チーム毎に、現在抱えているタスクやプロジェクト全体の状況などがリアルタイムで追える状況を作ることにより、 例えば業務の割り振りの際、Aさんに業務が偏っているからBさんに割り振ろうといった判断をしやすくなり、リソースが適切に分配されているかを確認することができます。
各従業員のタスク加味し割り振ることにより生産性の向上が可能になり、また進捗の悪いタスクの調査、解決につなげることが出来ます。

業務の可視化のためのツール

業務の可視化はシステムやツールを導入し、運用を定着させる事によって、効果的に行う事ができます。

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

RPAによるサマリ、予定管理の自動化。CRMを用いた顧客情報の共有の他に予定の管理、業務進捗を管理させることにより、マネジメントツールとして発展させた形で提案します。
顧客情報、業務情報の社内での可視化することにより情報の集積と行動の効率化を図ることができます。

また、分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動する事により可視化のメリットを最大限生かす事ができます。

まとめ

業務の可視化によって無駄な業務を削減し、また業務上のプロセスを簡素化する事によってより効率的に業務を行う事ができます。ただ単に可視化するのではなく、ルールに基づきどうすればいいのか提案できる、実現できる環境を作る。可視化した情報から分析を行い有効に活用するなど可視化だけでなくそこから先の事を考える事も重要になっていきます。