補助金・助成金の活用

リモートワークの導入には、セキュリティ対策であったりクラウドツールであったり、環境の整備にさまざまなコストがかかります。 生産性が向上する可能性があることは分かっていても、コストの問題で中々導入出来ないなど多いのではないでしょうか
補助金や助成金を利用することによってリモートワークの導入ハードルが下がり、導入がよりスムーズに行えます。

助成金・補助金は対象制度、地域、対象企業によって異なりますため、各補助金事業者や税理士に相談してから受付を行いましょう。

時間外労働等改善助成金（テレワークコース）

時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の両立の推進のため、在宅またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。助成金を受けるためには成果目標の実施と達成が必要で、成果目標の達成の有無は、事業実施期間１か月から６か月の間で設定する「評価期間」で判断します。

・時間外労働等改善助成金（テレワークコース）（厚生労働省HP）

支給対象となる事業主は、次のいずれにも該当する事業主です。

• 労働者災害補償保険の適用事業主であること
• 次のいずれかに該当する事業主であること
• テレワークを新規で導入している又はテレワークを継続して活用する事業主であること
  (※過去に本助成金を受給した事業主は、対象労働者を２倍に増加してテレワークに取り組む場合に、２回まで受給が可能です)
• 時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善を目的として、在宅又はサテライトオフィスにおいて、就業するテレワークの実施に積極的に取り組む意欲があり、かつ成果が期待できる事業主であること

支給対象となる取組

いずれか１つ以上実施する必要があります。パソコン、タブレット、スマートフォンの導入のみは支給対象となりません。

• テレワーク用通信機器の導入・運用
• 保守サポートの導入
• クラウドサービスの導入
• 就業規則・労使協定等の作成・変更
• 労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
• 外部専門家（社会保険労務士など）によるコンサルティング

成果目標の設定

支給対象となる取組は、以下の「成果目標」を達成することを目指して実施してください。

• 評価期間に１回以上、対象労働者全員に、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークを実施させる。
• 評価期間において、対象労働者が在宅又はサテライトオフィスにおいてテレワークを実施した日数の週間平均を、１日以上とする。
• 年次有給休暇の取得促進について、労働者の年次有給休暇の年間平均取得日数を前年と比較して４日以上増加させる。
  　　もしくは所定外労働の削減について、労働者の月間平均所定外労働時間数を前年と比較して５時間以上削減させる。

ふるさとテレワーク推進事業

ふるさとテレワークとは地方のサテライトオフィス等においてリモートワークにより都市部の仕事を行う働き方のことです。 ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
事業に直接必要な備品費や消耗品費、外注費などが対象となっています。対象となるものは年度ごとに変わるため、応募する際は十分な確認が必要です。

ふるさとテレワーク推進事業サイト

女性の活躍推進等職場環境整備助成金

東京都と(公財)東京しごと財団が連携し、女性の採用・職域拡大を目的とした職場環境の整備や、仕事と育児・介護等の両立に向けた働きやすい職場環境づくりの取組を支援する助成金です。
「女性の」とありますが、男性の職場環境整備にも利用できます。

条件や支給対象がそれぞれ違いますが、東京都以外に本社がある企業は厚生労働省が実施してる職場意識改善助成金（テレワークコース）一択になります。

まとめ

リモートワークに関しての補助金・助成金は地方自治体からほかにも用意されています。助成金を得るのは大変ですが、要件などをチェックしてあてはまれば、助成金を得られ、リモートワークの導入が容易になります。
政府や自治体からの助成金は、募集期間や申請期限、要件など、毎年同じとは限りません。今年の募集が終わってしまっていても、来年度新たに実施する場合もありますし、追加募集がかかることもあります。また、地方自治体や市町村ごとに助成金を募集することもありますので随時チェックすることも重要です。

コミュニケーション・情報伝達の効率化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

リモートワーク導入事例

理想的な働き方とも言われ、多くのメリットがあるリモートワークですが、準備と理解を深めなければ逆効果にもなりかねません。実際のリモートワーク導入企業の導入事例を紹介します。特徴と運用を理解し、リモートワークの導入を検討してみるのもいいかもしれません。

リモートワーク導入成功事例

株式会社キャスターの導入事例

株式会社キャスターは、オンラインアシスタントサービスを主軸事業としているIT企業です。
株式会社キャスターは、創業当初から、フルリモートワーク制度を導入して運営しています。 従業員170人のうち、オフィスに常時いるのは3～5名という体制を構築できました。営業や経理といったリモートワークの対象になりにくい職種にも対応して、あらゆる職種でリモートワークを実現しています。 オンラインアシスタントサービスという特性から、東京以外でも人材を確保することが大きな強みとなっています。

エス・エー・エス株式会社の事例

エス・エー・エス株式会社は、クラウドサービスを主軸に展開している情報通信業です。
女性社員の採用が増えていて、産休や育休取得の希望も増えることが予想され、 その解決する方法としてリモートワークの導入が検討されました。
勤続1年以上などの定められた条件を満たし、会社が承認した者をリモートワークの対象としました。 一部社員がVPN接続によるモバイルアクセスをおこなっていましたが、テレワークを実現する環境として新たに仮想デスクトップ環境を構築しました。 業務内容を整理し、システム環境面の整備も進んだことで、リモートワークでも、資料作成や問い合わせ対応、システム開発、会議といった業務を滞りなく実施しています。 チャットでのコミュニケーションは、電話よりも時間を取られることなく、作業しながらできるので、効率よく業務を進められました。また、集中して業務をすることができて、創造力が高まったというフィードバックがありました。

リモートワークに向いてる人

コミュニケーション能力が高い

対面で仕事をするわけではないので、コミュニケーション能力は関係あるのかといった疑問も上がるかもしれませんが、顔の見えないリモートワークこそコミュニケーションが重要になります。 特に注意する時は文章だけだと顔が見えないので、思いやりや意図を感じ取れずマイナスな印象を受けがちです。文字ベースでも相手に正しく意図を伝えられるかが、チームで動くときは重要になってきます。

仕事が好き

大前提として仕事が好きというのがリモートワークを続けられるポイントかと思います。仕事が嫌いだと、ついつい後回しにしがちだったり、成果に雑さが出たりしてしまいます。

自発的な性格である

対面で相手の表情が見えないからこそ、自発的に行動する力がリモートワークには必要です。 逆に、自分から提案や相談をする、仕事の成果を自発的にアピールできる人は、リモートワークでも正しく評価を得られる働き方ができるでしょう。

学生時代、家で勉強できる性格だった

リモートワークは直接監視されていないので、基本的には休憩の時間も自由。ただ、周りに誰かがいないとついつい長く休みがちに。学生時代、家で勉強するのが苦手で、学校や塾じゃないと集中できないといった人は、向いていないかもしれません。 また、夏休みの宿題を最終日にまとめて片付ける等、切羽詰まった状況でないと頑張れない人もリモートワークは不向きです。

リモートワークに向いている職種

システムエンジニア・プログラマ

リモートワークラボでインタビューを行った人々の中でも、やはりシステムエンジニアが圧倒的に多く、もはやリモートワーカーの花形と呼んでも良いくらいです。
必要なツールの入ったパソコンとインターネット環境さえ整っていればある程度の作業ができる仕事でもあり、自分の作業環境の構築が出来るというのも、大きな理由です。

デザイナー・イラストレーター

成果物がはっきりとしていて、製作の過程がほぼひとりで完結できるという点で、デザイナーやイラストレーターなどもリモートワークしやすい職種に数えられます。
製作に使うソフトやそれを稼働させるためのマシンスペックなどに一定の条件が必要になってきますが、自分の身の周りを整えさえすれば、場所自体にとらわれることはありません

ライター

ライターも、パソコンひとつで完結する仕事です。何かとコミュニケーションの多い仕事ではありますが、web会議やチャットを使用する習慣さえついてしまえば、快適にリモートワークすることができるでしょう。

まとめ

リモートワークを導入した企業の多くがその効果を実感しています。
「理想的な働き方」とも言われ、多くのメリットがあるリモートワークですが、従業員や経営者の理解や準備が必要です。
成功事例を参考に特徴を理解し、リモートワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーション・情報伝達の効率化のためのツール

SmartRPA

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出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

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リモートワークの失敗例

リモートワークは働き方改革においてメリットが大きい分運用が出来なかった場合効率化につながらず返って環境を悪化させてしまう場合があります。
よくある事例として、環境が整っていない状態で導入してしまった。コミュニケーション不足に陥り現場が混乱した、業務時間の管理ができず仕事が逆に増えたなどです。

意思決定が遅れ事業の成長が鈍化

リモートワークの導入により、業務の意思決定が遅れた失敗事例です。 チャットやビデオ会議のツールを整備し運営を始めたものの、コミュニケーションを活発にとるのが難しく、考えていることがうまく伝わりません。 実際に会って話すときに意思決定をしようと判断を先延ばしにし、意思決定のスピードが大幅に遅くなりました。結果、事業も伸びず、従業員の満足度が下がったことで、リモートワークの廃止に至っています。

環境が整わないうちに導入してしまった

準備が整っていない状態でリモートワークを導入して、機能しなかった事例です。 資料共有・進捗管理・勤怠管理をすべて、紙ベースで行う運用が続いていたため、遠隔で働く際に、必要な情報を共有できない事態に陥りました。
リモートで働く社員ができない作業負担が、オフィス側の社員に一方的にのしかかってきてしまうという問題も発生し、 結果として、オフィス内メンバーとリモートワークのメンバー間で情報格差が大きいと不満があがり、廃止に至っています。

海外での失敗例

海外ではリモートワークを先進的に取り組んでいる印象がありますが、2010年を境に縮小傾向にあります。
原因としては上記のようにコミュニケーション不足や運用に関する問題が多かったようです。

yahooの場合

米国Yahooの場合、管理体制に不備がありました。
当時まだリモートワークの運用上のルールが確立しておらず、リモートワークである事をいい事に業務以外の事をやってしまうという事態が多く発生してしまいました。
たとえば、在宅での勤務時間中に社員が副業を行っていたり、中には会社の目が届かないという特性を利用して勤務時間中に会社を立ち上げる人もいたといいます。

いかに、自由な社風のYahooとはいえ、さすがにこれは看過できない事態であることは間違いありません。 適切なマネジメントが必要だという事例となりました。

IBMの場合

もともと米IBMはオフィスコストの低減としてリモートワークを推奨してきました。IBMでは何とほぼ全社員を対象にフルタイムの在宅勤務を推奨、その社員のほとんどがリモートワーカーとなったのです。
しかもアメリカは国土が広く、遠隔勤務の人間も日本とは比べ物にならないくらい多くなります。そんな環境の中でIBMでは、ほとんどの社員が出勤せず、そこに、社員間のコミュニケートが圧倒的に不足するという弊害が生まれ、リモートワークを廃止しました。
コミュニケーション不足は極端な例ではありますが、現在ではチャットツールなどで適切にコミュニケーションを心がける、出社日を指定する事で解決が可能となります。

リモートワークの不安と解決方法

リモートワークは正しく運用すれば効率化と働き方改革の実現に繋がります。業種、既存の勤務形態に合ったツールと運用方法を見つける事が重要です。

長時間労働などの時間管理が不安

リモートワークの場合、オンオフの切り替えがうまくいかず、結果長時間労働につながってしまうケースがあります。
オンラインタイムカードや、バーチャルオフィスツールを使って、ある程度就業時間を決めて、メリハリをつけるのが有効です。

確認したいことが電話やメールだと伝わりづらい

チャットなどのツールを使うことに慣れ、何かあればすぐに話しかけるようにする事を心がけましょう。文字チャットとweb会議を状況に応じて使い分けることで、オフィスでデスクを並べているのと同様の感覚で働くことが可能です。

業務内容や時間感覚を上司に理解され辛い

今自分がどんな作業をしているかなどの状況をこまめに掲示板に書き込むなどの「発信」を心がけるのが有効です。チャットルームを分けたりタイムライン投稿を使って雑談やつぶやきを共有すると、より個々の「顔」が見えやすくなり、また困難や課題なども伝わりやすくなります。

まとめ

失敗事例についても記述しましたが、リモートワークにおけるメリットを感じている企業の割合は高いです。 総務省が平成27年に行った調査によると、リモートワークを導入している企業において、「非常に効果があった」「ある程度は効果があった」と答えたのは、あわせて82.5%になっています。
企業に合わせたツールの導入と適切な運用を行うことが重要となります。

リモートワークにも対応した効率化のための管理ツール

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出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

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リモートワークの活用

社内コミュニケーションには、報連相のような業務に直結するものだけでなく、従業員のモチベーションを高めるものもあります。
また働き方改革においてもコミュニケーションの円滑化は情報共有の業務の効率化にも繋がります。
リモートワークにおいては遠隔地で仕事をする特性上、報連相のような社内コミュニケーションは重要となります。

報連相が重視されているのは、業務の効率化や生産性の向上に直結するからです。「現場で得た情報や問題を素早く上司に伝え、次の施策を考える」「問題がある場合は、早めに打開策を提示し、問題解決を図る」「部下だけでは手に負えない案件は上司がすぐにフォローする」といったビジネスの連携プレーを円滑に進めるのに重要であります。また、特にリモートワークにおいて問題が発生した場合、意思疎通がうまくいかないと重大なトラブルに発展する危険性があります。

ツールの有効活用

リモートワークにより、働き方が変わっていく一方で、コミュニケーション不足になる、働いている時間が曖昧になる、仕事の評価が難しくなるなど多くの課題があります。 こうした課題を解決するためのツールが現在多く存在します。

ツールを検討する前に注意するべき点は、「どんな課題を解決するためにどのようなツールを導入するのかをはっきりさせる事です。
何でもいいから新しいツールを導入するのではなく、リモートワークを導入する際自社に本当に必要なツールが何かをしっかり検討する必要があります。 無料ツールもあるとはいえ、本格的に導入するには時間もコストも発生します。

また、大規模なツールは一度導入すると、他のツールなどを導入し直すことが難しくなる場合があります。そのため、導入を決める前に、さらに他のツールを検討・比較することが重要です。

様々なツールを活かして効率化

リモートワークに限りませんがオンライン上でなるべく気軽にやりとりができる環境があると便利です。プライベートではLINEを使っている方も多いと思いますが、いわゆる「ビジネス版のLINE」とも言える、ビジネスシーンに特化したビジネスチャットチャットサービスなど導入ハードルの低いツールも出ております。
企業に合わせたツールを選びリモートワークの環境を整えましょう。

ビジネスチャットツール

チャット形式であれば、気軽に意見を投稿できる環境を作り出す事が出来ます。活発な意見交換や提案を気軽にする事が出来、コミュニケーションの活発化に繋がります。
外出が多い社員との情報伝達、在宅勤務の社員とのweb会議など、様々なワークスタイルに対応可能です。

また、スピーディな情報共有の促進が実現できることは、ビジネスチャットツールの大きな魅力の1つです。
例えば、メールの文章作成には手間がかかり、レスポンスも遅い。送受信の履歴を探すのが大変で、気がつけば1日中メールの返信に追われている など、従来の伝達方法では、現代社会のスピード感や働き方の多様性に柔軟に対応しきれません。
ビジネスチャットツールであれば、手軽に文章を投稿できるだけでなく、カテゴリーごとに伝達内容やコミュニティーを整理することが出来、必要な情報をすぐに確認することができるようになります。メールのように個人対個人のやりとりだけでなく、チーム同士のオープンなコミュニケーションの場を設けることもできるので、チーム内でリアルタイムに情報が共有できます。また、ログを残すこともできるので、情報の抜け漏れ防止に役立たせることも可能です。トピックごとに見逃してしまったメッセージを確認できたり、いつでもメンバーの状況を把握できる環境にする事でリアルタイムで抜け漏れのない状況把握を実現します。

CRMなどの顧客管理ツール

社内だけでなく顧客間とのやり取りを活性化する際はCRMなどがおすすめです。 CRMの目的は、顧客それぞれに最適な製品・サービスを提供して顧客満足度を高め、顧客と良好な関係を構築して顧客の購買行動を維持し、顧客に関する詳細な情報を正確に蓄積して行くことです。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行いより円滑な営業を行うことができます。

各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。

Web会議ツール

Web会議を使えば、わざわざ会議のための出張や準備は不要になりますし、時間が来たらただちにオンラインになるので、無駄なおしゃべりもありません。
タブレットを使えば資料も共有出来、クラウド型Web会議システムなどの従量課金制度のシステムを導入していれば、無駄な会議が行われていれば課金されてしまうため、総務も経理も、会議を早く終わらせるよう働きかけるようになります。

補助金の活用

地方のIT企業の活性化、地方在住のエンジニアなどを支援する制度として補助金制度も存在します。地方に在住しながらもリモートワークを用いて業務を行い、またその逆を支援することにより、地方から都心への流失を防ぐと同時に地方の活性化を目的としています。補助を受けられれば、導入のハードルが大きく下がります。

ふるさとテレワーク推進事業

ふるさとテレワークとは地方のサテライトオフィス等においてリモートワークにより都市部の仕事を行う働き方のことです。 ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
事業に直接必要な備品費や消耗品費、外注費などが対象となっています。対象となるものは年度ごとに変わるため、応募する際は十分な確認が必要です。

まとめ

リモートワークの導入に至っては導入したツールやシステム、サービスの活用が大きな鍵となります。

また、リモートワークは、すでに多くの企業で導入されており、数多くの支援ツールやサービスが提供されております。 他の企業のツールやサービスの導入事例などを参考に自社にあったツールの導入を進めてみてはいかがでしょうか？

リモートワークにも対応した効率化のための管理ツール

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出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

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働き方改革に役立つツールの使用

少子化にともなう労働人口減少が顕在化するなか、ワークライフバランスの改善や多様な人材の登用、労働生産性の向上などを軸とした「働き方改革」が提唱され、すべての労働者が活躍できる社会の実現に向けて、さまざまな施策が講じられています。

このような状況の中、企業自らも働き方改革への取り組みが求められており、実際に実践に取り組んでいるケースも少なくありません。

IT活用で、残業を減らした事例

長時間労働の削減でも触れましたが、働き方改革で生産性向上を実現し、時短につなげるためには定型業務の廃止や効率化は欠かせません。 ツールを活用してなくすことのできない定型業務を効率化することが重要です。

特にコミュニケーションの効率化は、業務全般において重要な役割を果します。
システムを用いて情報伝達とコミュニケーションの効率化を実現した事例を紹介します。

リモートワーク導入成功事例

リモートワークとは

リモートワークとは、オフィスではなく自宅や他のワーキングスペースで仕事を行うといった取り組みの事を指します。 比較的新しい労働形態のため、まだあまり浸透はしていませんが、IT業界では徐々に導入が始まっています。

エス・エー・エス株式会社の事例

エス・エー・エス株式会社は、クラウドサービスを主軸に展開している情報通信業です。
女性社員の採用が増えていて、産休や育休取得の希望も増えることが予想され、 その解決する方法としてリモートワークの導入が検討されました。
勤続1年以上などの定められた条件を満たし、会社が承認した者をリモートワークの対象としました。 一部社員がVPN接続によるモバイルアクセスをおこなっていましたが、テレワークを実現する環境として新たに仮想デスクトップ環境を構築しました。 業務内容を整理し、システム環境面の整備も進んだことで、リモートワークでも、資料作成や問い合わせ対応、システム開発、会議といった業務を滞りなく実施しています。 チャットでのコミュニケーションは、電話よりも時間を取られることなく、作業しながらできるので、効率よく業務を進められました。また、集中して業務をすることができて、創造力が高まったというフィードバックがありました。

RPA導入の事例

RPAとは

RPAとは、これまで人間が手作業で行ってきた仕事をAIや機械学習などの認知技術を取り入れたロボットに代行してもらうことにより自動化や効率化を図る取り組みを指す言葉です。大量の仕事を素早くこなすことができ、作業精度が非常に高く、集中力の低下によるエラー率の増加や生産性の低下が起きないのがメリットになります。

大量の顧客情報を取り扱う金融、保険業などを中心に導入が進んでおります。また単純な事務作業に関しても徐々にRPAに置き換わっております。

作業レベルの均一化

導入例として、通信会社の顧客管理業務があります。顧客管理業務では画面遷移が必要数多く存在する作業で選択肢から瞬時に最適解を導き出さなければならないためミスが多発していおり熟練スタッフと新人スタッフの処理速度に大きな差があり、また新人スタッフの教育に時間がかかるため、人手不足が常態化していました。
この業務にRPAを導入することによって、1件あたりの処理時間が1分に大幅短縮され、設定されたルールに従ってRPAが最適な条件を導き出すことでミスが消滅し、 これまで熟練スタッフ10名を要していた作業が新人スタッフ1名で対応可能になりました。

ストレス軽減と保有スキルの活用

経理業務での導入例として、この会社では毎日100件以上発生する入金情報を確認しながら自社会計システム上データの消しこみ作業によって、作業担当者のストレスが大きく、それによるミスが多発しておりました。 そこで、RPAを用いてインターネットバンキングからCSVファイルをダウンロード、CSVファイルに必要な情報を追加したExcelファイルの作成を自動化、 これにより作業時間の大幅短縮とストレスの軽減が実現し、作業担当者が保有しているスキルの他業務へ活用する環境が整いました。

販売情報の転記

販売業での導入例です。これまでは、約100社の卸会社からエクセルで送付される販売報告情報を手作業でエクセルに転記していました。エクセルの入力負担を軽減するために、フォーマットの統一化や入力ルールの厳密化に取り組むも協力会社がルールに則ってくれないという問題があり、また、転記後もデータ形式を確認しないと、正しくシステムに登録されないという問題がありました。 RPA導入により、入力項目がずれていても、RPAが入力項目と入力内容を特定して転記してくれるので、手動での手入力削減が、5日かけて4人がかりで行っていた作業がほぼなくなりました。

コミュニケーション・情報伝達の効率化のためのツール

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まとめ

現在様々なツールが出回っている中で、それらを有効活用することによって、コミュニケーションコストを削減し、業務効率を向上させる事ができます。
また社内コミュニケーションの向上によって互いに意見しやすい環境を作ることによって、より働きやすい環境を作ることができます。
とは言え働き方改革の意義とシステム導入について全員が理解したうえで、自社の課題に最適な施策を実行しなければ、これらのシステムやツールは一時的な効果しか得られません。現状を分析したうえで、事例を加味しつつ決めていくのが最適です。

今後の勤怠管理は企業にとって重要な課題

2019年4月からは労働基準法を始め様々な法律で労働時間に関する事項が改正されました。
法改正後は労働時間を正しく把握することが追加され、違反すれば厳しい罰則が科せられる上に、勤怠管理がゆるいと企業モラルを疑われる場合もあります。 残業も含め正しい労働時間を把握するため管理方法を適正にすることが求められます。

工数削減・業務効率化を実現

勤怠管理業務は、その工数が複数でしかも複雑です。そのためミスも起こりやすく、慎重に時間を使って確認作業をする必要があります。
勤怠管理システムを導入することで工数が削減し、業務の煩雑化を抑制します。
システムを活用することで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。同時に総務・人事担当者の業務効率化にもつながります。

勤怠管理システムの導入でできること

出勤・退勤時間の記録

従業員が勤怠を入力した際に時間も同時に登録されるので、管理者はそれを確認するだけで時間通りの勤怠を行えているかが把握できます。打刻時間を記録する事で不正打刻や打刻漏れなどを防ぐ効果があります。

テレワーク従業員の勤怠管理

テレワークとは会社のオフィス外で勤務することで、在宅勤務、モバイルワークとも言います。在宅勤務は自宅を就業場所とする働き方で、クリエイターなどに向いた就業形態です。妊娠、育児、介護などの理由によって通勤が困難な人も、在宅ワークによって家庭と仕事を両立することが可能になります。

従来型の勤怠管理システムではテレワークの管理は難しかったのですが、クラウド型の勤怠管理システムでは、テレワークの管理もできるようになりました。クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員は、スマートフォンやパソコンを通じて、時間や場所を選ばずにシステムにアクセス可能です。そのため、社外からでも勤務状況を申告することができます。また、作業画面をランダムにキャプチャすることなどで、実際に就業をしていることを確認することもできます。

有給休暇管理、休暇申請の一元管理

一部のサービスでは、法改正後に求められる年5日の年次有給休暇取得は、システム上で管理することが可能です。年次有給日数は入社歴によって異なるので、従業員それぞれの入社日をシステム上に入力しておくと、年次有給休暇の付与日数、利用日数がひと目でわかるようになります。これは新しく労働基準法で作成が義務付けられた年次有給休暇管理簿にも対応できます。

また、休暇を申請する際は多くの企業では上司の承認が必要です。そのような承認フローもシステムで管理することが出来、申請する側も承認する側も、お互いの時間を短縮することができます。

残業時間数などをリアルタイムで把握

毎月集計するタイムカード方式では、月が締まってようやく残業時間が見えます。システム管理では「この社員の残業時間は？」と週単位、日単位で検索すればすぐに把握できます。残業時間の調整もすぐに対応できます。

運用のポイント

自社の勤務体系に合っているか

勤怠管理システム導入の前にまず確認しなければならないのは、自社の勤務体系に合うものかどうかです。事業内容、職種、雇用形態などで運用方法も変わります。

営業職、販売職など、直行直帰の記録ができないと困る、在宅介護で場所ごとの勤務時間を把握する必要がある、交代制勤務の設定が必須だ所定労働時間が人により異なるバリエーションが多い場合は、対応しきれない場合もありますから注意が必要です。事業者によっては、特定の業種に特化した勤怠管理システムを提供しているところもあります。

運用が上手くいかないと効果がない場合がある

システムの機能をうまく使いこなせず業務改善が捗らないケースもあります。この主な要因としては、導入時に充分なサポートを受けられていない、従業員に周知できていない場合などがあります。

システム導入の際、特に今までシステムなどを特に導入していない企業は、運用を円滑にするため、使い方や導入の目的などを十分に周知する必要があります。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

勤怠管理の自動化により管理業務などの効率化を図ることで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。
また、従業員の意識共有も重要です。従業員が非協力的では、正しい労働時間を管理することは難しくなります。勤怠申請がラクになるなど、従業員にとってメリットがあること、使用方法や導入目的を周知しておくことも重要になっていきます。

適切な労働時間管理を実現

コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。

既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合の対応や、管理漏れによる勧告も避けられます。

タイムカードなど今までの勤怠管理のデメリット

従来のタイムカードは手入力のため、記載漏れや打刻ミスなどによるトラブルが発生しがちです。また意図的に改竄されるリスクが高く、働き方改革が求められる今では不適切な管理方法と言えます。

用紙の回収、入力、保管などの業務工程が多い

タイムカード運用では、打刻された用紙を回収する必要があります。その数字を給与計算などに反映するために、多くはエクセルなどで手で入力しなければいけません。もし支社の分の集計も本社でやっているとしたら、タイムカードを本社に郵送し、本社で集計。不備があればメールや電話で確認するといった作業が発生し、非効率的です。

また労働基準法上、タイムカードは全従業員の3年分を保管しなければいけないため、従業員数が増えるほど用紙の数も膨大になり、また、保管後に何らかの確認事項が生じた際、該当の用紙を探す必要があるなど問題点があります。

打刻漏れ・不正打刻を防げない

タイムカードは、打刻を忘れてしまうと後から手書きで入力したり、忘れた理由を申告したりと打刻漏れなどの際手間がかかります。
また、打刻を忘れた場合に、意図的に忘れたふりをすることもできてしまう、打刻を忘れてしまった際にほかの人に頼んで打刻をしてもらうこともできてしまうなど不正打刻が起こりやすくなります。

集計時のミスが避けられない・データ改ざんの可能性

タイムカードを回収、そして手入力で集計をしていると、万全を期していてもミスが起こってしまいます。
また、手入力の工程が入ると、物理的にデータを改ざんすることも可能に。残業時間を少なく見せるために数字を操作することが可能になり、客観的な証拠としての信頼性が低くなります。

勤怠管理自動化のメリット

勤怠記録をシステム化、自動化する事によって、打刻漏れや不正打刻を防ぐだけでなく、法令に遵守した適切な労働時間を把握する事が出来、企業・従業員間でのトラブル防止につながります。

また勤怠記録をCSVに出力するなど、業務の効率化に繋がり、これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できます。

労働時間を管理できる

業員の労働時間をきちんと管理することは、企業の義務でもあります。管理ができていないと、多くのトラブルを生むだけでなく、長時間労働をする企業という世間からの評価に繋がります。
勤怠管理の自動化は従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤状況を含め、労働時間を管理できるので、適切な労務管理ができ、結果として働きやすい職場環境を構築することができます。

業務時間が大幅に削減できる

これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べ、集計やチェック、分析など手作業に頼っていた業務を自動化できるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。
また、給与計算ソフトとデータを連携すれば給与計算作業の効率化も図れます。 これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できますので、担当者は本来の業務に専念することができます。

不正打刻の防止ができる

勤怠の打刻の際、打刻時間を記録するため、不正を行いずらい環境を作る事が出来ます。
従業員の不正のほか会社側の不正も防止する事により、クリーンな職場環境を作る事が出来ます。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

勤怠管理の手法は、企業によってさまざまです。
一方で、現状において作業工程が複雑化しており、時間・労力をかけて管理している企業も少なくありません。とは言え限られた人材で作業を行なうのにも、いつしか限界が訪れるはずです。
労働力減少・人材不足が深刻化している中、早めの勤怠管理システム導入を検討し、このような管理業務などの効率化を図ることが生産性向上にもつながります。