テレワークが出来ない業種

新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、政府は企業にテレワークや在宅勤務などの導入を呼びかけています。 しかし業種によっては在宅勤務がなかなか難しいのが現状です。

テレワークを用いた接客

しかし接客業においてもテレワークを用いた取り組みが行われております。

ECサイトでの事例

ウェブサイトを閲覧して購入を検討している客に対し、ビデオ通話や音声通話を利用して接客スタッフが商品の補足説明をしたり疑問や不安を解決し、商品購入の後押しをします。実店舗で接客販売員がおこなっていることを、ウェブでもそのまま実現するという方法です。
ネット上では現物を自分で直接見ることは出来ないため、このように直接受け答え対応できるのは顧客にとって大きなメリットとなります。

実店舗での事例

実店舗でもデジタルサイネージを用いたリモートによる接客が試験的に行われております。えんかくさんと呼ばれるこのシステムはデジタルサイネージを利用したリモート接客が可能なサービスです。商品説明や、デモンストレーション映像を流すほか、オペレーターが商品レビューを行っているコンテンツを拝見することができます。 また、呼び出しボタンを3秒以上押すことでオペレーターにつながり遠隔接客を受けることができるようになります。接客は画面越しではあるものの、ECサイトと違うところは、お客の目の前に商品の実物があるために、説明を受けたらそれをその場で体感することができるのが最大のメリットです。

サイネージによる接客のメリット

その中でもデジタルサイネージによる遠隔接客に関しては現在試験的に取り組みが行われておりますが、どのようなメリットがあるでしょうか？

接客業におけるリモートワークの導入につながる

新型コロナウイルスの影響で多くの企業がリモートワークを取り入れ始めてますが、接客業においては顧客と対面する分、感染拡大のリスクが高いことから、飲食店や小売店など多くの店舗が休業や営業自粛を余儀なくされました。しかし、デジタルサイネージで遠隔地から接客ができるようになれば、接客業のリモートワークが実現が可能となります。スタッフが自宅でも接客ができる環境さえ整えておけば、自宅からでも接客業務に当たることができます。

サイネージよるリモート接客の可能性

デジタルサイネージによるリモート接客ツールは家電量販店や英会話教室等、パンフレットを手にとるだけでその場を離れてしまう人に話しかけ、詳細に説明ができる上に、印象を残すことができるため、今後はECに常駐するオペレータも検討しているといいます。 オペレーターがデジタルサイネージを通して直接解説ができるのは、チラシを置くだけよりも効果が高いことが期待できるので、今後は家電量販店のみならず、様々な業種で活用がされていく可能性があります。

スタッフに声がかけづらい顧客も気軽に質問できる

商品やに対しての質問があったり、疑問点があったとしても、店員に聞くことができない人もいます。そのため、そういった顧客は一旦店を後にして口コミなどを確認してからオンラインで注文をする人が多いのです。 しかし、デジタルサイネージで気軽に疑問点を解消することができるようになることで、実物を触って使用感を確認しながら購入できる安心感なども相まって、そういった顧客に店頭での購入を促すことが出来ます。

まとめ

ECサイトだけでなく、店舗にいって実物を確認して購入をするというニーズが一定数あり、デジタルサイネージを利用した非対面、非接触のリモート接客はそれらの意味で最適とも言えます。そういった意味でテレワークやデジタルサイネージを生かしたリモート接客は接客業のテレワーク導入の一つの可能性として今後拡大していくと思われます。

新型コロナ第３波の感染拡大

11月以降、全国的に新型コロナウイルスの感染拡大が急速に進んでいます。特に東京は感染増加スピードが速く、改めて企業は働く環境を整える必要があります。特に、第1波のときからテレワーク未導入の企業は、早急に何らかの対策を取るべきではないでしょうか。

テレワーク再び？

4月の緊急事態宣言で企業のテレワークが急拡大しましたが、解除されると、テレワーク実施企業は減少しました。今夏に到来したコロナ第2波で再導入したところもありますが、全体的には第1波のときと比べてテレワーク実施企業は少なくなっています。
しかし継続してテレワークを実施している企業も一定数あり、事例とポイントを見ることによってテレワーク継続の課題が解決に繋がる可能性があります。

テレワーク継続希望53％

テレワーク実施企業において新型コロナウイルス感染症が収束した後もテレワークを続けたい、やや続けたいという回答が53％と半数以上が回答しました。特に20～30歳代は6割を超えており、身体的疲れ・ストレスがなくなった、支出が減った、業務に集中でき、生産性が上がったという人が多数を占めております。

コロナ禍を機にテレワークを導入した事例

新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、感染対策や生産性アップなどを目的にテレワークの実施を拡大したり、テレワークの全面導入に伴いオフィスを縮小する企業の例もあります。

ドワンゴ

ドワンゴは、2月から5月にかけて全従業員を対象に在宅勤務体制へと移行し、6月に恒久的な在宅勤務の実施に向けた試用期間を挟んだ後、7月から在宅勤務体制を本格導入しました。 在宅勤務体制の本格導入に伴い、2月17日から支給していた電気代・通信費等の手当を6月末で廃止し、7月以降は正社員・契約社員に月額2万円、アルバイトに日額1,000円の在宅勤務手当を支給しています。

カルビー株式会社

カルビーでは以前から働き方改革に積極的に取り組んでおり、今回新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、3月下旬からオフィス勤務者を原則在宅勤務体制へと移行しましたが、7月からニューノーマルの働き方Calbee New Workstyleをオフィス勤務者約800人を対象に適用しています。 Calbee New Workstyleはテレワークを基本とした働き方を無期限で延長するもので、コアタイムを廃止しフルフレックスに、所属部門の承認を得たうえでの単身赴任の解除、モバイルワーク手当の支給などの方針を発表しました。

富士通

富士通は、2017年からテレワーク制度を導入していますが、コロナ後は全社員のテレワーク実施率を9割まで拡大し、7月から国内グループの従業員は原則テレワークとし、今後3年かけて国内のオフィス床面積を半分にする方針を打ち出しました。

テレワーク成功事例のポイント

テレワークを成功させるためにはその企業におけるテレワークの課題の解決やテレワークのデメリットをカバーすることも重要となります。

定期的にコミュニケーションを取る

テレワークを成功させるためにはコミュニケーションが重要となります。テレワークのデメリットとして、離れた場所にいるためコミュニケーションが希薄になるというものがあります。
離れたところにいたらコミュニケーションができない、あるいはコミュニケーションが希薄になるというデメリットがあります。しかし場所が離れているからこそコミュニケーションの工夫が必要です、毎日、定期的に話し合う時間を設けるなどの施策を行うことが重要となります。

従業員の自己管理意識を高める

テレワークで失敗しないには自己管理をしっかりして会社外でも連携をしっかりすることによって初めて成功します。社員の自己管理意識を高める事も重要となってきます。

まとめ

コロナ後にテレワークを全面的に実施している企業はコロナ以前からテレワークの実施が可能な環境整備を行っている、テレワーク環境下でのマネジメント対策を講じているといった特徴が見られます。これらの事例を元にテレワークの再開を検討してみてはいかがでしょうか？。新型コロナウイルス第3波による感染再拡大が広がっており、特に東京は非常にリスクが高い状態となっております。テレワークの導入、再開を検討してもいい時期とも言える状況でもあり、ツールの導入や以前行った反省点を活かしテレワークを再開することで感染のリスクを防ぐと同時に働き方改革を実現することにも繋がります。

出退勤、スケジュール管理をひとまとめにしたSuiteRPA

SuiteRPAはテレワークで管理が難しくなる出退勤管理、スケジュール、連絡先、書類作成管理を一括で行うことが出来るツールとなっております。
出退勤の管理機能では、打刻時間も記録することも出来、テレワーク上での出退勤管理がやりやすくなっている他、書類作成機能で契約書の作成管理まで行うことが出来ます。勤怠管理から事務、営業管理まで一括で行うことが出来ます。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

東京コロナ再拡大でテレワーク再び？

東京では11月に入り新型コロナウイルスの感染者が再び急増しはじめ、感染が再拡大しております。5月ごろと比べても多くの企業がテレワークを終了し、オフィス通勤や満員電車に戻ってしまっていること、更に冬場ということもあって感染リスクが高くなっております。感染の再拡大を防ぐためにもテレワークを再び行うべきではないでしょうか？

テレワークとは

テレワークとは、オフィスではなく自宅や他のワーキングスペースで仕事を行うといった取り組みの事を指します。IT業界では以前から導入が進んでおりましたが、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて一時的に導入していた企業が多くありました。
働き方改革においてもプライベートと仕事の両立という点で注目が集まっております。

通勤での接触を無くす事で対策

当初新型コロナウイルスの感染が拡大する中、政府が不要不急の外出を避けるべきとの見解を正式に発表しました。 こうした中、一部大手企業ではコロナウイルス対策として業務を一時的にリモートワークに切り替えておりました。
しかし緊急事態宣言解除後はリモートワークを取りやめ元のオフィス通勤に戻してしまったことで再び満員電車の3密の状態に戻ってしまいました。冬に入ると感染の拡大が更に進むと思われるため、再びテレワークを行うなどの対策が必要です。

テレワーク対策ツール

しかし、テレワークの問題点として、出退勤管理などの勤務時間の把握、自己管理などの問題点があり、結局テレワークを行えなかった企業、一時的にしか行わなかった企業があると思います。そこでテレワークの役に立つツールをご紹介いたします。

出退勤、スケジュール管理をひとまとめにしたSuiteRPA

SuiteRPAは出退勤管理、スケジュール、連絡先、書類作成管理を一括で行うことが出来るツールとなっております。
出退勤の管理機能では、打刻時間も記録することも出来、テレワーク上での出退勤管理がやりやすくなっている他、書類作成機能で契約書の作成管理まで行うことが出来ます。勤怠管理から事務、営業管理まで一括で行うことが出来ます。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

Teams

マイクロソフトが提供する無料のテレワークツールがTeamsです。こちらはチャット機能、スケジュール機能のほかエクセル、ワードなどのofficeが備わっており使用することが出来ます。またリモート会議機能もついているため、コミュニケーションを文章だけでなく対面で行うことが出来ます。

zoom

zoomは無料で使用できるリモート会議ツールとなっております。リモート会議のみに機能を絞っているため、複数案件が連なった状態でTeamsなどが扱いづらい場合はリモート会議のみこちらで行うという運用方法もあります。無料版では2人までは無制限で使用できますが、複数人で使用する際は45分の時間制限が設けられます。

テレワークを継続する上で行っておくべきこと

ツールを導入しても運用がうまく行かなければ意味はありません。その企業におけるテレワークの課題を解決することも重要となります。

現時点で感じている問題を一つひとつ解決していく

伝達の齟齬や進捗の確認など問題になりそうな箇所を適切にテレワークで解消する手段を確立する必要があります。コミュニケーションに関してはteamｓなどのチャットツールの活用、特に対面の場合zoomなど注目度や利用率が高く、運用事例も多いためコミュニケーションや進捗管理の問題の解決に繋がります。
他企業の事例を活用できるような環境を作ることでテレワークでの運用に適応する時間を短くしそのまま定着に繋げる事ができます。

労災・各種手当の見直し

テレワーク導入時に考えられる労災の適用条件の確認はしましたか？ テレワークであっても、仕事が原因による事故やケガ、病気また仕事中に災害に見舞われたときなど労災が認められることがあります。通勤災害、業務上災害などの適用条件をあらかじめテレワークを行なう社員と確認しておきましょう。 各種手当には、通勤手当の見直しや新たに発生する費用の確認（通信費、機材・機器の費用）などが挙げられます。

従業員の自己管理意識を高める

テレワークで失敗しないには自己管理をしっかりして会社外でも連携をしっかりすることによって初めて成功します。社員の自己管理意識を高める事も重要となってきます。

まとめ

新型コロナウイルス第3波による感染再拡大が広がっており、特に東京は非常にリスクが高い状態となっております。テレワークの導入、再開を検討してもいい時期とも言える状況でもあり、ツールの導入や以前行った反省点を活かしテレワークを再開することで感染のリスクを防ぐと同時に働き方改革を実現することにも繋がります。

増えてきたテレワークスペース

最近首都圏の駅構内に電話ボックスのような物が置かれていると思いますが、これは2019年から運用が始まったテレワークスペースで、電話ボックスのような形の個室にデスクや椅子、Wi-Fi環境、電源、モニター、エアコンなどがあり、15分単位で借りられる一時利用の他、2週間先から予約して使えるようになっております。働き方改革やテレワークの普及に伴いこのようなテレワークスペースも増えてきております。

レンタルテレワークスペースとは

レンタルテレワークスペースとは遊休資産を活用した場所や貸し会議室など借りることができるものです。 比較的安く、時間単位で場所のレンタルが可能となっています。 空間の利用方法の自由度が高く、多くの方が全国各地で提供していることもあり、場所に囚われない空間の使い方・働き方が可能となっています。

増加の背景

背景として働き方改革によるテレワークの普及と新型コロナウイルスによる出勤の自粛があります。オフィスに出勤せずにテレワーク、在宅ワークを行っている企業がある一方で、自宅での仕事環境や騒音問題がある他全ての社員の在宅環境を整えることは困難であり、多額のコストが発生しすることから、既に環境が整った場所でテレワークを行うというサテライトオフィスの需要によりこのようなレンタルスペースが増えてきております。また新型コロナウイルスの第3波の流れからテレワークの再導入の流れから利用検討者も増えています。

コワーキングスペース

似たようなものにコワーキングスペースというものがあります。コワーキングスペースは図書館のような大型の施設でそれぞれの利用者が独立して仕事をおこなう場所となっており、よりコミュニティ色が強くコワーキングスペース自体がイベントを企画して交流会などを開催したり、 業種の異なる利用者が交流する場としても利用されるのが最大の特徴です。企業はもちろん、フリーランスや副業をする社会人の利用者も沢山います。 集団の中で業務を行う為、機密性のある業務や集中したい場合などには向きません。

レンタルスペースの事例

レンタルスペースの貸し出しは空き会議室など個人で借りるにはハードルが高そうなところもありますが、身近なところから個人で利用できるテレワークスペースとして利用できる所もあります。

STATION WORK

これは駅構内に電話ボックス程の個室を設置し、その中でテレワークなどを行えるというものです。隙間時間を主に使用されることを想定しており、15分単位で借りられる一時利用から2週間先から予約まで行えます。防音となっており1人用の他2人用もあり、会議スペースとしても使用できます。JR東日本は、更に設置箇所を拡大すると同時に街ナカへの出店やホテルなどとの提携をとおして、2025年までに全国1000か所の展開を目標としています。

CocoDesk

こちらは東京メトロ駅構内に設置されるレンタルスペースになります。富士ゼロックスと共同で開発したものとなっており、上記のSTATION WORKと基本的には同じ構造となっています。

快活CLUB

快活CLUBでは全面的には出していないものの、鍵付き個室の説明において、シェアリングスペース業態やテレワークにも最適なプライベート空間と打ち出しており、テレワークの使用を意識しております。室内には電源、Wi-Fi環境、パソコン、大きめのモニタなどが揃っており、また防音にっているため駆け込みでの業務をはじめリモートでの会議にも使用することが出来ます。

まとめ

テレワークが長続きしない理由として、在宅では集中できない、環境が整っていないというものがあります。その要望に答える形としてこのようなレンタルスペースの設置や拡大が行われております。
新型コロナウイルスの第3波で再びテレワークに注目が集まっております。特に東京はコロナウイルス第3波の影響で感染者数が急増している状況です。もともとテレワークを行なっていた方も、急遽テレワークをせざるを得なくなったという方も、利用を検討してみてはいかがでしょうか？

テレワーク活用のための管理ツール

SmartRPA

テレワークを活用する際はこちらのツールの導入もいかがでしょうか？このツールは業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

自宅で仕事ができない人のための解決手段

新型コロナウイルスの影響により準備期間を経ずにリモートワークを迫られた結果、自宅に集中して仕事に打ち込めるスペースがないといった事例が多く、企業にとって課題となっています。そこで自宅以外の環境で業務を行うことができるサテライトオフィスが再注目されています。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、企業本社や、官公庁・団体の本庁舎・本部から離れた所に設置されたオフィスのことを指します。自宅以外の環境の整った場所で業務を行うため以下の問題を解決できます。

• 子供がいる自宅ではなかなか仕事場を確保できない
• インターネットの環境がなく、仕事ができない
• 仕事するための設備が整っていない

支社・営業所との違い

基本的には大きな違いはありませんが、支社,営業所がある地域・エリアにおけるビジネス拠点としての機能を目的としているのに対して、サテライトオフィスは、代替オフィスとしての機能を目的にしています。オフィス形態も小規模になることが多く、企業専用のオフィススペースを用意する事もあれば、複数の企業が混在するシェアオフィスを利用する事もあります。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスには場所や目的に応じた種類があります。特に地方型サテライトオフィスは以前から地方創生及び地方の人材活用として注目されています。

都市型サテライトオフィス

本社とは別に都心部に開設されるサテライトオフィスです。外回りの営業や新規事業のために用意されることがあります。

郊外型サテライトオフィス

郊外のベッドタウンに設置されるサテライトオフィスです。職場までの通勤にかかる時間を最小限に抑えることができるので、社員の通勤時間の短縮や育児・介護と仕事の両立のために設置されることがあります。

地方型サテライトオフィス

あえて人口が減少傾向にある地方に設置されるサテライトオフィスです。地方創生・企業誘致のために設置されることがあります。ほかにも多様な働き方の改革やリスク分散のためといった理由でオフィスを設置されることもあります。

サテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスは専用のスペースを用意する必要がある反面環境の構築が既に行われていることでリモートワークよりも導入ハードルが低いのが特徴です。それ以外にも下記のメリットがあります。

移動コストの削減で、生産性の向上

営業先の拠点や社員の住居と近い場所にサテライトオフィスを設置することで、営業先とオフィス、またオフィスと住居の移動を最小限にできます。通勤時の混雑といったストレスが軽減や、自由な時間が増えることから、社員のワークライフバランスは向上します。

育児・介護による離職防止

育児や介護は突然時間を割かなければいけないケースが多々あります。そんな時に従業員の自宅から近い場所にサテライトオフィスがあれば、急な依頼にも対応しやすくなります。育児中や介護中の社員が気兼ねなく働ける環境を整備することで、離職を防ぐことが可能になります。

地方の優秀な人材の獲得

地方にサテライトオフィスを設置することで、それまで都市部では働けなかった地方にいる優秀な人材を新たに確保することができます。また地方にサテライトオフィス導入を検討している企業のために、総務省によるおためしサテライトオフィスという事業も行われています。

サテライトオフィススペースの充実

近年首都圏の駅構内にシェアオフィスを設置している事が多くなりました。2019年8月から始まった、STATION WORKというサービスは電話ボックスくらいの空間で業務を行える事が出来ます。
また快活クラブも鍵付き個室スペースをビジネススペースとして利用すること想定したサービスを行っており、駆け込みテレワーク需要に合わせてこのようなサービスが拡充していくことが予想されます。

まとめ

働き方改革の対応だけでなく、労働力の確保や業務の効率化、生産性の向上などさまざまな効果が期待されています。また新型コロナウイルスの第3波の流れから場合によっては再びテレワークの運用に戻さざるを得ない可能性もあります。特に東京は新型コロナウイルス第3波の影響が大きく出ております。目的に応じたサテライトオフィスを導入することで、効果的な業務改善を行ってみてはいかがでしょうか。

テレワーク活用のための管理ツール

SmartRPA

テレワークを活用する際はこちらのツールの導入もいかがでしょうか？このツールは業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

テレワークの失敗事例

新型コロナウイルスの流行により広まったテレワーク。しかし導入に失敗した事例もあり、一概にメリットばかりではありません。現にコロナがきっかけでテレワークを導入するも長続きしない企業が多いです。先駆者と言える企業においても失敗事例があります。

米ヤフーでの失敗事例

米ヤフーでは以前テレワークを推進する立場の企業でした。過去に社員の約25％がテレワークを活用していた事実があります。テレワークを禁止した理由として、在宅勤務している社員の生産性が落ちたことが挙げられます。在宅勤務の場合、ほかの社員や上司の目がないため自由に業務を行えます。短い時間であれば外出や睡眠をとることも可能です。 そのため、在宅勤務者が勤務中に副業や会社経営、下請けを雇うなどの行為が発覚し、ルールを逸脱した働き方をする社員が急増したためテレワーク禁止になりました。

IBMの失敗事例

米IBMはかつてテレワークを推奨しており、2009年時点でテレワークをしているのは全社員の40％にも上っていました。 しかしチームワークの欠如が問題が問題になり、コミュニケーションがとれずチームワークがうまく働かないなどの不足面が目立ってくるようになったのです。最終的に改善が見られずテレワーク禁止となりました

失敗の要因

チームワークの欠如

テレワークを中断、禁止した企業においてチームワークの欠如が問題が問題になりました。勤務態度がフリーランスのようになってしまい一体感に欠け、コミュニケーションがとれずチームワークがうまく働かないなどの不足面が目立ってくるようになったのです。web会議ツールなどでの定期的な報告連絡等を義務付けていれば防げたかもしれません。

自己管理が困難

会社において顔をあわせて話すことで、緊張感も生まれることにより切り替えができるという人も多いかと思います。 しかし自宅でテレワークしたらひとりです。むしろ家族が邪魔してくる可能性もあります。

ネットワーク・セキュリティの確保ができない

テレワークをするには、パソコンやタブレットなどの情報通信機器やネットワーク環境が不可欠です。社員一人ひとりにパソコンやタブレット、ヘッドセットを支給したり、自宅にネットワーク環境のない社員にはネットワークに繋げられる施設を共有したりと、テレワーク導入には様々な事前準備が必要となります。
またカフェや図書館などの不特定多数の人が集う公共施設でテレワークを行う場合は、機密情報の管理によりいっそう気を付ける必要があります。短時間の離席であっても、移動する時は必ず機器を持ち歩きましょう。 また、画面にプライバシーフィルターを装着したり、なるべく後ろが壁になっている席を選んだりと、機密情報が漏れない工夫が求められます。

失敗事例から学ぶテレワーク

テレワーク導入には、様々な失敗事例が考えられます。しかし、事前に失敗事例を把握しておけば、テレワーク成功には何が必要か検討し、対策を立てることができます。

コミュニケーションツールの導入

テレワーク成功には、コミュニケーションツールの導入が必要です。仕事の情報や進捗の管理ツールを共有することで社員間の意思疎通を図ったり、Web会議システムを利用して顔を合わせたりと、社員同士のコミュニケーションを積極的に推進しましょう。

適正な人事評価の見直し

テレワークでは、社員の仕事ぶりを事細かに把握すること、正確に勤務時間を管理することは困難です。そのため、社員が納得できる適正な人事評価のあり方を考え直す必要があります。 また、仕事の進捗や成果を、「報告・連絡・相談」をしたり、求めたりせずともお互いの仕事の状況が共有ができている状態を作ることが理想です。仕組みを構築したり徹底することは少し時間がかかるかもしれません。

まとめ

テレワークを成功させるには、考えられる失敗事例から対策を学ぶことが大切です。どのような失敗が起こりうるか事前に知っておくことで、テレワークを導入する前に様々な準備や対策ができます。

新型コロナの影響と働き方改革

在宅勤務をはじめとするテレワークは、もともと政府の働き方改革の一環で行われていた取り組みです。柔軟な働き方を選択できるようにすることで、企業の生産性を向上させて長時間労働をなくし、労働力不足に備える目的で推進されていました。テレワークの浸透はなかなか進んでいない状況でしたが、新型コロナウイルス感染症が世界各国で流行り、在宅勤務が始まったという方は少なくないでしょう。コロナ禍を契機にテレワークの普及が大きく進みました。

テレワークの導入率は増加

緊急事態宣言解除後は通常業務に切り替えた企業もありますが、テレワークの普及と定着に繋がりました。東京都が従業員30人以上の都内企業のテレワーク導入率を調査した結果、2020年3月時点ではテレワークの導入率が24%でしたが、4月時点では62%、394社まで伸び、わずか1か月間で大幅に増加しました。傾向としては大企業、現場作業や対人サービスのない業種が中心にはなりますが、やはり緊急事態宣言を受けテレワークが進んだことが明らかとなりました。

長時間労働の改善

テレワークの導入が進みましたが、当初の目的である生産性の向上、長時間労働の是正には繋がったのでしょうか。
内閣府が6月21日に発表した新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査によると、たしかにテレワーク等の実施率が高い業種においては、労働時間が減少している傾向がみられました。しかし、仕事の効率性や生産性については、増加したと回答した割合は合わせて9.7%に過ぎず、労働生産性の効果は限定的でした。 在宅での勤怠管理が明確でない企業においては、むしろ長時間労働につながる可能性もあります。また在宅勤務では仕事とプライベートの境界が不明瞭になりがちで、実施すべき仕事内容と時間をコントロールする意識を持たなければ、逆に労働時間が伸びてしまいます。

テレワークでの業務効率を上げるためのポイント

テレワークを行う上で評価制度も変えていく必要があります。評価制度を改革するには、社内の理解を得る過程も含め、時間を要することが想定されます。しかし、浸透しつつある柔軟な働き方を今ここで途切れさせずに、労働生産性を向上させていくために、比較的簡単にできることもあります。

チームでのコミュニケーションを頻繁にとる

テレワークになると直接顔を合わせる機会は減るため、オフィス勤務とは根本的にコミュニケーションの取り方が変わる点に留意する必要があります。認識齟齬が起きないよう、関係者間での意思疎通を円滑に行うことが重要となってきます。これまで以上に意識的にコミュニケーションを取るよう心掛けましょう。Web会議システムやビジネスチャットといったコミュニケーションツールも効率化のために役立ちます。

スケジュール管理を徹底する

テレワークにおいては、基本的に業務の進め方が個人に委ねられる部分が多くなり、時間を有効に使うためにも、何時から何時までどのような仕事をどこまで実施するのか、スケジュール管理次第で生産性は大きく変わっていきます。
管理する側としても、部下の業務を可視化してある程度把握しておくことが大切です。プロジェクト管理ツール、To Doリストといったツールも活用して効率化を目指しましょう。

ツールを積極的に活用する

効率化のためのツールを積極的に活用することです。既に触れている点でもありますが、コミュニケーションツールやスケジュール管理ツール以外にも、テレワークにおいて生産性を向上させるためのツールは多数提供されています。勤怠管理システムや電子決裁システムなど、会社が導入するツールを積極的に使いこなすことで、大きく効率化が図れます。

リモートワークにも対応した効率化のための管理ツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

新型コロナウイルスの拡大をきっかけとして定着しつつあるテレワークですが、働き方改革において生産性を向上させるという意味においては、まだ課題が多い現状があります。しかし、業務効率化・コスト削減のために今から徐々に始めることができる対応もあります。今後の生産性向上のためには、各企業の実情に合わせた取り組みが求められます。

リモートワークが続かない

新型コロナウィルスの影響で、一時期多くの企業がリモートワークを取り入れていました。しかし緊急事態宣言解除後はリモートワークを取りやめ通常通り出勤させる状態に戻ってしまいました。なぜリモートワークが一時的の導入にとどまり定着しなかったのでしょうか？

生産性の維持、向上ができない

リモートワークを続ける上での前提条件は、リモートワークによって生産性が維持されるもしくは、生産性が上がっていることです。 リモートワークによって業務に支障が出るなどの影響が長期的に見て大きい場合リモートワークの継続は難しくなります。 リモートワークが続く前提条件として生産性が変わらないもしくは生産性が上がるということが必須条件になります。

従業員管理が難しい

リモートワークは従業員管理が難しいと言われています。特に日本では、出勤してタイムカードを押してから一日が始まるという風土が根付いてきました。また、仕事中は実際に顔を合わせて仕事の進捗状況を把握するということが当たり前です。しかし、リモートワークの場合には目の前で仕事状況を管理できないことから、進捗がわからず業務の進捗管理が簡単ではないため、責任の取り方も難しいという意見もあります。
加えて、リモートワークでは顔を合わせてのコミュニケーションの機会が減るということも懸念されています。 リモートワークを導入するとオンライン上のみのやりとりになっていまい、人と人が繋がって仕事をするという感覚が少なくなります。更には、人とのつながりが希薄になりやすく引きこもりになってしまったり、人の目がなくなることで仕事に集中できなくなったりするのではないかと心配の声もあり こうしたことから企業は前向きに検討できず、どちらかというとリモートワーク導入に関しては慎重に判断するとしている会社の方が多くなっています。

プライベートとの区別がつきにくい

仕事とプライベートの線引きが曖昧になることを心配して、リモートワークを導入しないという企業もあります。本来プライベートの空間である自宅で仕事を行うことで、気持ちの切り替えが難しくなるケースが多いかもしれません。また、リモートワークは家族からの理解が得られにくいという傾向もあります。これは自宅に仕事を持ち込むことを家族が快く思わないという場合です。周囲の理解が得られないと十分に仕事に集中することはできません。

労災やセキュリティへの対策

テレワークにはセキュリティ問題が課題としてあり、たとえば、在宅勤務で勤務者の管理ができないことによる情報漏えいやインターネットを使って業務を行うことでの外部からの不正アクセスなどが考えられます。 また、どこまでが労災になるのかの線引きが難しいということも挙げられます。在宅で業務による作業で怪我をした場合は労災になるが、申請をせずにサテライトオフィスに行く途中で怪我をした場合は認定が難しいと言われています。

リモートワークを継続する上で行っておくべきこと

現時点で感じている問題を一つひとつ解決していく

伝達の齟齬や進捗の確認など問題になりそうな箇所を適切にリモートワークで解消する手段を確立する必要があります。コミュニケーションに関してはteamｓなどのチャットツールの活用、特に対面の場合zoomなど注目度や利用率が高く、運用事例も多いためコミュニケーションや進捗管理の問題の解決に繋がります。
他企業の事例を活用できるような環境を作ることでリモートワークでの運用に適応する時間を短くしそのまま定着に繋げる事ができます。

勤怠管理のシステムを構築する

オフィスでは作業状況が見えますが、リモートワークだと直接確認することはできません。残業時間の把握、過剰労働の抑制のためにも勤怠管理や労働時間の管理は重要になっていきます。 始業・作業中断・作業再開・終業時などを随時メールやチャットで連絡する、オンラインタイムカードツールを利用して把握する、またはオンライン会議ツールやチャットツールでチーム内を常時接続するなど、管理できる体制を整える必要があります。

労災・各種手当の見直し

リモートワーク導入時に考えられる労災の適用条件の確認はしましたか？ リモートワークであっても、仕事が原因による事故やケガ、病気また仕事中に災害に見舞われたときなど労災が認められることがあります。通勤災害、業務上災害などの適用条件をあらかじめリモートワークを行なう社員と確認しておきましょう。 各種手当には、通勤手当の見直しや新たに発生する費用の確認（通信費、機材・機器の費用）などが挙げられます。

従業員の自己管理意識を高める

リモートワークで失敗しないには自己管理をしっかりして会社外でも連携をしっかりすることによって初めて成功します。社員の自己管理意識を高める事も重要となってきます。

まとめ

新型コロナウイルスの影響で一時的に広まったリモートワークですが、緊急事態宣言解除後は急速に取りやめる企業が多く出ており、継続の難しさと環境変化への対応の難しさがわかります。しかし一時的とはいえリモートワークのノウハウが多く出ており、これらを参考にすることによって次回導入時やリモートワークの本格導入時にそれらが経験として生きる可能性があります。

リモートワークにも対応した効率化のための管理ツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

テレワークが本格化？2020年の働き方改革

2020年に東京オリンピックが行われる関係で、オリンピック期間中の混雑緩和を目標に総務省を中心にテレワークの普及を目指す施策が行われております。
ただ来年に向けての予行練習をするだけではなく、イベントをきっかけに、柔軟な働き方の実現や企業のコスト削減など多くのメリットがあるテレワークを広く普及させるのが目的となっており。政府は、2012年に11.5％だった企業のテレワーク導入率を、2020年には12年度比で3倍にすることを目標に掲げています。

今一つ普及しないテレワーク

2018年の総務省通信利用動向調査によると、2017年時点でテレワーク導入企業は2割弱。さらに、その導入企業においてもテレワークを利用する従業員の割合は5％未満が最多と、あまり普及していない状況です。
過去にも普及の機会はあったと思われますが、仕組み作りや、導入時の整備などでなかなか進まないのが現状です。

テレワーク普及を妨げる要因

テレワークを行う際、勤務時間の管理や残業手当等の扱い、勤務評価基準などいままでのルールと異なる基準を用いらなければならない、新たな仕組みを作らなければならないという点であまり導入が進んでおりません。しかし、幅広い働き方の選択肢として、必要とされているのも事実です。
仕組みづくりや評価基準などの整備、ツールの導入など準備にかかるコストは安くはありません。しかし、導入してしっかり運用できればかかったコスト以上の成果を生み出す事も十分可能です。

テレワーク・デイズとは

そんな中政府が取り組んでいる、テレワーク・デイズとは来年のオリンピックの開会式からパラリンピック閉会式までと同じ期間が設定されていて、特別協力団体としてご参加いただける企業・団体にはテレワーク・デイズの期間に最低1週間、東京都内では2週間、100人以上にテレワークを実施するという取り組みです。
テレワーク・デイズは全国で展開しており、そのようなイベントを通すことによってテレワークの良さや課題が見えてくるはずです。

テレワークのメリット

社員の業務生産性が向上する

会社から距離を置くことにより、雑談や、不必要な会議、夜の接待などからも遠ざかることになり、妨害のない環境で必要な業務に集中して取り組むことができ、１日の業務量が向上します。

企業コストの削減効果

会社に必要な人員のほとんどがテレワーク社員となれば、それまでにかかっていた机やイスなどの備品、また光熱費を初めとした固定費部分が削減できます。中でもオフィスに関わる家賃や土地代は多くの削減が見込まれ、アメリカのあるソフトウェア開発企業では、従業員１人当たり年間10,000ドル（約110万円）の節約に成功したという報告もあります。

従業員コストの削減効果

企業全体に係るコストだけではなく、テレワークを導入することによって、交通費をはじめとした経費類が削減され、従業員1人に関わるコストも低減が見込まれます。

通勤時間の削減

通期時間の長さが従業員の健康に及ぼす影響には多数の報告があり、ストレスの増加、体重の増加、孤独感の醸成など、特にメンタルヘルスに対しての関連性が指摘されています。こうした従業員のストレス要因がテレワークによって低減できる可能性があります。

地方社員の採用

都心以外の従業員の採用など地域を選ばない採用活動や業務を行うことが出来ます。またふるさとテレワークなど地方創生などでもテレワークを用いた取り組みが行われており、今後地方を用いたテレワークの取り組みが進むと思われます。

従業員の健康状態の増強

通勤時間が短くなるということは、その分、従業員にとっては自分の時間が増えることになり、趣味に費やす時間や、家族と過ごす時間が増えるなど、メンタルヘルスにもプラスの効果が見込まれます。また、勤務地が固定されていたために、地元かかりつけの病院に行きにくいといいった通院に関する不満も解消され、健康状態の向上にも効果が期待されます。

このように単純に通勤の手間がはぶけるだけでなく、モチベーションの維持や長期的な経費の削減につながります。

まとめ

テレワークは導入の難しさから話題に上がっても中々導入が進みませんでした。しかし東京オリンピックをきっかけに、テレワークを推進する取り組みが活発になってきております。
テレワーククの導入に至っては導入したツールやシステム、サービスの活用が大きな鍵となります。また、数多くの支援ツールやサービスが提供されております。 他の企業のツールやサービスの導入事例などを参考に自社にあったツールの導入を進めてみてはいかがでしょうか？

補助金・助成金の活用

リモートワークの導入には、セキュリティ対策であったりクラウドツールであったり、環境の整備にさまざまなコストがかかります。 生産性が向上する可能性があることは分かっていても、コストの問題で中々導入出来ないなど多いのではないでしょうか
補助金や助成金を利用することによってリモートワークの導入ハードルが下がり、導入がよりスムーズに行えます。

助成金・補助金は対象制度、地域、対象企業によって異なりますため、各補助金事業者や税理士に相談してから受付を行いましょう。

時間外労働等改善助成金（テレワークコース）

時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の両立の推進のため、在宅またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。助成金を受けるためには成果目標の実施と達成が必要で、成果目標の達成の有無は、事業実施期間１か月から６か月の間で設定する「評価期間」で判断します。

・時間外労働等改善助成金（テレワークコース）（厚生労働省HP）

支給対象となる事業主は、次のいずれにも該当する事業主です。

• 労働者災害補償保険の適用事業主であること
• 次のいずれかに該当する事業主であること
• テレワークを新規で導入している又はテレワークを継続して活用する事業主であること
  (※過去に本助成金を受給した事業主は、対象労働者を２倍に増加してテレワークに取り組む場合に、２回まで受給が可能です)
• 時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善を目的として、在宅又はサテライトオフィスにおいて、就業するテレワークの実施に積極的に取り組む意欲があり、かつ成果が期待できる事業主であること

支給対象となる取組

いずれか１つ以上実施する必要があります。パソコン、タブレット、スマートフォンの導入のみは支給対象となりません。

• テレワーク用通信機器の導入・運用
• 保守サポートの導入
• クラウドサービスの導入
• 就業規則・労使協定等の作成・変更
• 労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
• 外部専門家（社会保険労務士など）によるコンサルティング

成果目標の設定

支給対象となる取組は、以下の「成果目標」を達成することを目指して実施してください。

• 評価期間に１回以上、対象労働者全員に、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークを実施させる。
• 評価期間において、対象労働者が在宅又はサテライトオフィスにおいてテレワークを実施した日数の週間平均を、１日以上とする。
• 年次有給休暇の取得促進について、労働者の年次有給休暇の年間平均取得日数を前年と比較して４日以上増加させる。
  　　もしくは所定外労働の削減について、労働者の月間平均所定外労働時間数を前年と比較して５時間以上削減させる。

ふるさとテレワーク推進事業

ふるさとテレワークとは地方のサテライトオフィス等においてリモートワークにより都市部の仕事を行う働き方のことです。 ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
事業に直接必要な備品費や消耗品費、外注費などが対象となっています。対象となるものは年度ごとに変わるため、応募する際は十分な確認が必要です。

ふるさとテレワーク推進事業サイト

女性の活躍推進等職場環境整備助成金

東京都と(公財)東京しごと財団が連携し、女性の採用・職域拡大を目的とした職場環境の整備や、仕事と育児・介護等の両立に向けた働きやすい職場環境づくりの取組を支援する助成金です。
「女性の」とありますが、男性の職場環境整備にも利用できます。

条件や支給対象がそれぞれ違いますが、東京都以外に本社がある企業は厚生労働省が実施してる職場意識改善助成金（テレワークコース）一択になります。

まとめ

リモートワークに関しての補助金・助成金は地方自治体からほかにも用意されています。助成金を得るのは大変ですが、要件などをチェックしてあてはまれば、助成金を得られ、リモートワークの導入が容易になります。
政府や自治体からの助成金は、募集期間や申請期限、要件など、毎年同じとは限りません。今年の募集が終わってしまっていても、来年度新たに実施する場合もありますし、追加募集がかかることもあります。また、地方自治体や市町村ごとに助成金を募集することもありますので随時チェックすることも重要です。

コミュニケーション・情報伝達の効率化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA