今後の勤怠管理は企業にとって重要な課題

2019年4月からは労働基準法を始め様々な法律で労働時間に関する事項が改正されました。
法改正後は労働時間を正しく把握することが追加され、違反すれば厳しい罰則が科せられる上に、勤怠管理がゆるいと企業モラルを疑われる場合もあります。 残業も含め正しい労働時間を把握するため管理方法を適正にすることが求められます。

工数削減・業務効率化を実現

勤怠管理業務は、その工数が複数でしかも複雑です。そのためミスも起こりやすく、慎重に時間を使って確認作業をする必要があります。
勤怠管理システムを導入することで工数が削減し、業務の煩雑化を抑制します。
システムを活用することで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。同時に総務・人事担当者の業務効率化にもつながります。

勤怠管理システムの導入でできること

出勤・退勤時間の記録

従業員が勤怠を入力した際に時間も同時に登録されるので、管理者はそれを確認するだけで時間通りの勤怠を行えているかが把握できます。打刻時間を記録する事で不正打刻や打刻漏れなどを防ぐ効果があります。

テレワーク従業員の勤怠管理

テレワークとは会社のオフィス外で勤務することで、在宅勤務、モバイルワークとも言います。在宅勤務は自宅を就業場所とする働き方で、クリエイターなどに向いた就業形態です。妊娠、育児、介護などの理由によって通勤が困難な人も、在宅ワークによって家庭と仕事を両立することが可能になります。

従来型の勤怠管理システムではテレワークの管理は難しかったのですが、クラウド型の勤怠管理システムでは、テレワークの管理もできるようになりました。クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員は、スマートフォンやパソコンを通じて、時間や場所を選ばずにシステムにアクセス可能です。そのため、社外からでも勤務状況を申告することができます。また、作業画面をランダムにキャプチャすることなどで、実際に就業をしていることを確認することもできます。

有給休暇管理、休暇申請の一元管理

一部のサービスでは、法改正後に求められる年5日の年次有給休暇取得は、システム上で管理することが可能です。年次有給日数は入社歴によって異なるので、従業員それぞれの入社日をシステム上に入力しておくと、年次有給休暇の付与日数、利用日数がひと目でわかるようになります。これは新しく労働基準法で作成が義務付けられた年次有給休暇管理簿にも対応できます。

また、休暇を申請する際は多くの企業では上司の承認が必要です。そのような承認フローもシステムで管理することが出来、申請する側も承認する側も、お互いの時間を短縮することができます。

残業時間数などをリアルタイムで把握

毎月集計するタイムカード方式では、月が締まってようやく残業時間が見えます。システム管理では「この社員の残業時間は？」と週単位、日単位で検索すればすぐに把握できます。残業時間の調整もすぐに対応できます。

運用のポイント

自社の勤務体系に合っているか

勤怠管理システム導入の前にまず確認しなければならないのは、自社の勤務体系に合うものかどうかです。事業内容、職種、雇用形態などで運用方法も変わります。

営業職、販売職など、直行直帰の記録ができないと困る、在宅介護で場所ごとの勤務時間を把握する必要がある、交代制勤務の設定が必須だ所定労働時間が人により異なるバリエーションが多い場合は、対応しきれない場合もありますから注意が必要です。事業者によっては、特定の業種に特化した勤怠管理システムを提供しているところもあります。

運用が上手くいかないと効果がない場合がある

システムの機能をうまく使いこなせず業務改善が捗らないケースもあります。この主な要因としては、導入時に充分なサポートを受けられていない、従業員に周知できていない場合などがあります。

システム導入の際、特に今までシステムなどを特に導入していない企業は、運用を円滑にするため、使い方や導入の目的などを十分に周知する必要があります。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

勤怠管理の自動化により管理業務などの効率化を図ることで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。
また、従業員の意識共有も重要です。従業員が非協力的では、正しい労働時間を管理することは難しくなります。勤怠申請がラクになるなど、従業員にとってメリットがあること、使用方法や導入目的を周知しておくことも重要になっていきます。

適切な労働時間管理を実現

コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。

既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合の対応や、管理漏れによる勧告も避けられます。

タイムカードなど今までの勤怠管理のデメリット

従来のタイムカードは手入力のため、記載漏れや打刻ミスなどによるトラブルが発生しがちです。また意図的に改竄されるリスクが高く、働き方改革が求められる今では不適切な管理方法と言えます。

用紙の回収、入力、保管などの業務工程が多い

タイムカード運用では、打刻された用紙を回収する必要があります。その数字を給与計算などに反映するために、多くはエクセルなどで手で入力しなければいけません。もし支社の分の集計も本社でやっているとしたら、タイムカードを本社に郵送し、本社で集計。不備があればメールや電話で確認するといった作業が発生し、非効率的です。

また労働基準法上、タイムカードは全従業員の3年分を保管しなければいけないため、従業員数が増えるほど用紙の数も膨大になり、また、保管後に何らかの確認事項が生じた際、該当の用紙を探す必要があるなど問題点があります。

打刻漏れ・不正打刻を防げない

タイムカードは、打刻を忘れてしまうと後から手書きで入力したり、忘れた理由を申告したりと打刻漏れなどの際手間がかかります。
また、打刻を忘れた場合に、意図的に忘れたふりをすることもできてしまう、打刻を忘れてしまった際にほかの人に頼んで打刻をしてもらうこともできてしまうなど不正打刻が起こりやすくなります。

集計時のミスが避けられない・データ改ざんの可能性

タイムカードを回収、そして手入力で集計をしていると、万全を期していてもミスが起こってしまいます。
また、手入力の工程が入ると、物理的にデータを改ざんすることも可能に。残業時間を少なく見せるために数字を操作することが可能になり、客観的な証拠としての信頼性が低くなります。

勤怠管理自動化のメリット

勤怠記録をシステム化、自動化する事によって、打刻漏れや不正打刻を防ぐだけでなく、法令に遵守した適切な労働時間を把握する事が出来、企業・従業員間でのトラブル防止につながります。

また勤怠記録をCSVに出力するなど、業務の効率化に繋がり、これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できます。

労働時間を管理できる

業員の労働時間をきちんと管理することは、企業の義務でもあります。管理ができていないと、多くのトラブルを生むだけでなく、長時間労働をする企業という世間からの評価に繋がります。
勤怠管理の自動化は従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤状況を含め、労働時間を管理できるので、適切な労務管理ができ、結果として働きやすい職場環境を構築することができます。

業務時間が大幅に削減できる

これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べ、集計やチェック、分析など手作業に頼っていた業務を自動化できるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。
また、給与計算ソフトとデータを連携すれば給与計算作業の効率化も図れます。 これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できますので、担当者は本来の業務に専念することができます。

不正打刻の防止ができる

勤怠の打刻の際、打刻時間を記録するため、不正を行いずらい環境を作る事が出来ます。
従業員の不正のほか会社側の不正も防止する事により、クリーンな職場環境を作る事が出来ます。

勤怠管理自動化のためのツール

SmartRPA

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出退勤の管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

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まとめ

勤怠管理の手法は、企業によってさまざまです。
一方で、現状において作業工程が複雑化しており、時間・労力をかけて管理している企業も少なくありません。とは言え限られた人材で作業を行なうのにも、いつしか限界が訪れるはずです。
労働力減少・人材不足が深刻化している中、早めの勤怠管理システム導入を検討し、このような管理業務などの効率化を図ることが生産性向上にもつながります。

働き方改革関連法案

業務の可視化

業務の可視化とは「いつ、誰が、どこで、どんな作業を、どれくらい行っているか」を可視化し、業務内容から業務の無駄を省き効率化を図ることで効果が表れます。業務を効率良くするためにこの業務の可視化が欠かせません。

業務を可視化し、問題点を洗い出すことにより、業務上の問題点への対策、無駄の簡略化、可視化が容易になります。仕事にメリハリを付けることにより短時間でより多くの成果をあげることができます。

可視化のポイント

業務の可視化で大切なことは、業務に関わる従業員や責任者など立場関わらず可視化していくことです。業務改善にあたって専任担当者が就く場合が多いかと思います。しかし担当者が独自の業務プロセスを定義するのは非常に危険です。少しでも業務可視化が正確にされていないと、業務改善が正しく進みません。
そこで可視化する業務プロセスに関わる従業員や責任者を巻き込みながら定義していきます。そうすることで正確な業務可視化ができる他業務改善の過程を全ての社員が知ることが出来、業務改善の効果を高める事ができます。

業務の可視化の事例

紙からシステムで管理

家電製品開発会社の事例では、多くの資料が紙で管理されており、あの資料が見つからないという問題が発生していました。
そこで情報共有ツールを導入し、議事録、日報、プロダクトの図面やデザインといった画像データ、そして名刺までを一元管理する仕組みを作りました。 また、デジタルツールに疎い方も含む幅広い世代で運用するため、どの資料を読めばいいのかが一瞬で分かるように、タイトル付けにルールを設ける事などのルール作りを徹底しました。
この徹底したルール作りによって、ミーティングの際に、キーワードやタグ検索すれば、全員が必要な情報をすぐに確認できる状態となり、会議の円滑化や会議から紙の資料が無くなるなどの効果がありました。

社外メンバーとの業務における生産性を向上

色々な人から何度も同じ質問をされ、その度に同じ説明を繰り返すことで、仕事の生産性を下げてしまっているということも多々あります。

とある会員制結婚式プランニング会社ではドキュメント共有ツールやチャットツールの活用により、情報共有を効率化することに成功しました。
この会社では外部のプランナーが多くかかわる事、案件を担当していただく頻度が月1くらいとなり、前回のことを忘れてしまっているケースもあり、同じことを何度も説明することになってしまい、そこに多くの時間を割いている状況となっておりました。

そこで社内で活用していた情報共有ツールを外部のプランナーや協力会社でも使うことにしました。 事前に共有することにより、説明に使っていた時間を削減し、円滑な業務を実現しました。
また、議事録などの資料をテンプレートに沿って記載するというルールを作り、使用のハードルを下げることにより、定着させることに成功しました。

予定の可視化で円滑な業務を実現

ツールを使い各従業員のタスクを可視化し、業務の円滑化を図る事が出来ます。
進捗に応じてステータスや担当者を更新していき。チーム毎に、現在抱えているタスクやプロジェクト全体の状況などがリアルタイムで追える状況を作ることにより、 例えば業務の割り振りの際、Aさんに業務が偏っているからBさんに割り振ろうといった判断をしやすくなり、リソースが適切に分配されているかを確認することができます。
各従業員のタスク加味し割り振ることにより生産性の向上が可能になり、また進捗の悪いタスクの調査、解決につなげることが出来ます。

業務の可視化のためのツール

業務の可視化はシステムやツールを導入し、運用を定着させる事によって、効果的に行う事ができます。

SmartRPA

予定登録、作業、報告、集計、分析を自動化し、SFA、CRM、プロジェクト管理機能と組み合わせる事で、営業から販売後のサポートまでを最短かつ最高品質で提供することを可能とした、統合自動化ツールです。 業務に関するあらゆる情報を管理下に置き、最適化に最も適したツールです。

RPAによるサマリ、予定管理の自動化。CRMを用いた顧客情報の共有の他に予定の管理、業務進捗を管理させることにより、マネジメントツールとして発展させた形で提案します。
顧客情報、業務情報の社内での可視化することにより情報の集積と行動の効率化を図ることができます。

また、分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動する事により可視化のメリットを最大限生かす事ができます。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

業務の可視化によって無駄な業務を削減し、また業務上のプロセスを簡素化する事によってより効率的に業務を行う事ができます。ただ単に可視化するのではなく、ルールに基づきどうすればいいのか提案できる、実現できる環境を作る。可視化した情報から分析を行い有効に活用するなど可視化だけでなくそこから先の事を考える事も重要になっていきます。

可視化の必要性

働き方改革を行う際、各社員の動向、業務内容を把握する必要があります。 業務状況を把握することによって、無駄な業務や各社員の業務効率などを洗い出し、 課題を具体化させ効果的な施策を検討することが重要となります。

可視化による無駄なリソースの削減

可視化は現状の把握を行う上で必須でもあります。

業務を可視化することによって、今まで行っていた仕事の中での優先順位や無駄な業務を洗い出すことが出来ます。
そこから出てきた業務内容を見直すことによって、業務内容を改善し、より効率的に業務を行う事ができます。
また他の業務を第三者が見ることによって、業務の改善を提案するなどの環境が出来、一人一人が進んで業務の改善に取り組む環境を作ることが出来ます。

現状の把握と改善

働き方を改善する中で、高いパフォーマンスを出す社員と、そうでない社員との差が出てきますが、可視化することによって高いパフォーマンスを出す社員と、そうでない社員の働き方を比較し、それぞれの対策や傾向を元に業務を改善する事が出来ます。極力パフォーマンス差をなくすことによって質の高い仕事を実現することが出来ます。

可視化のポイント

業務の可視化で大切なことは、業務に関わる従業員や責任者など立場関わらず可視化していくことです。業務改善にあたって専任担当者が就く場合が多いかと思います。しかし担当者が独自の業務プロセスを定義するのは非常に危険です。少しでも業務可視化が正確にされていないと、業務改善が正しく進みません。
そこで可視化する業務プロセスに関わる従業員や責任者を巻き込みながら定義していきます。そうすることで正確な業務可視化ができる他業務改善の過程を全ての社員が知ることが出来、業務改善の効果を高める事ができます。

可視化する3つの要素

業務の可視化において何を可視化するかわからない場合、ルール、遂行状況、実績の3つを可視化する事から始めるのがいいかもしれません。その過程において、業務の可視化において、業務プロセスを定義する、定義した業務プロセスのとおりに業務を行う、結果を分析するという3つのサイクルを繰り返す事により、業務の効率化が実現できます。

ルール

業務のルールを明らかにし、業務に携わる人全員でそのルール（手順）を共有すること。業務の標準化を行う事で、成果物は何か、誰が何をどんな順番で行うのかを明らかにし、共有を行う事で業務の円滑化につながります。 そして、そのような業務ルールを、業務マニュアル、業務プロセス図という見える形に仕上げる事により、業務手順の可視化が実現されます。

進行状況

業務マニュアルに基づいて、実際にどのように業務が進められているのか、その状況を把握できるようにする状態にし遅れにすぐ気付くことができる、ヌケ・モレにすぐ気付くことができる、スタッフの負荷状況がすぐにわかる、というようなことができる状態にあることです。

進行状況の可視化を実現するには、まず「業務ルールの可視化」が実現されていなければなりません。また、業務遂行状況を把握するためには、何らかの方法で管理する仕組みを用意する必要があります。

業務遂行状況を可視化し、遅れの検知、ヌケ・モレの防止を実現することで、業務の品質・効率を向上させることができます。その結果、顧客満足度の向上や、コストダウンを実現できる可能性が広がります。

実績の可視化

終了した業務について、その実績を把握できるようにすること。きちんと振り返ることができる状態にし、業務の改善点を見つけ出す事でさらなる効率化を実現できます。 実績の可視化により、その業務のKPIを計測したり、ボトルネックを発見することができます。
自動的に業務の件数や、業務の処理時間などを記録し、グラフ化するなどの機能を持つシステムを活用すると、より楽により確実に可視化することができます。

可視化のためのツール

CRMなどの顧客管理ツール

このような業務状況の把握を自動的かつ円滑化する際にCRMなどのツールは最適です。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行い、より円滑な営業を行うことができます。

各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。

分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動する事により可視化のメリットを最大限生かす事ができます。

• 管理者のための統合自動化ツール Smart.RPA

まとめ

業務の可視化によって無駄な業務を削減し、また業務上のプロセスを簡素化する事によってより効率的に業務を行う事ができます。ただ単に可視化するのではなく、ルールに基づきどうすればいいのか提案できる、実現できる環境を作る。可視化した情報から分析を行い有効に活用するなど可視化だけでなくそこから先の事を考える事も重要になっていきます。

固定残業代とは

固定残業代とは、毎月の残業時間にかかわらず、定額の残業代を支払う制度です

例えば、法定労働時間を超えた時間外労働が10時間あった場合、会社は10時間分の残業代を支払わなければなりませんが、固定残業代制度の場合、10時間の時間外労働がなかったとしても、毎月支払う賃金に10時間分の残業代を含めて支払います。

企業によって、みなし残業代、固定残業手当、みなし残業手当など様々な名称がつけられています。

固定残業代はあくまで見込み額を支給するものですので、実際の残業時間に応じて計算した残業代が固定残業代の額を超えた場合は、企業はその超過額を支払う必要があります。

しかし、固定残業代が認められるには厳しい条件があり、以下の項目を満たしていなければなりません。

周知の義務

まず、固定残業代で給与換算していることを会社は従業員に知らせる必要があります。これは、口頭で説明するだけではなく、就業規則などの書面できちんと周知させる必要があります。

今までの基本給は変えず、その一部を固定残業代にする企業がほとんどです。例えば、今までの基本給が25万円だったとします。それを基本給20万円にして、5万円を固定残業代にするので、実質貰える金額は変わらない。という説明を従業員に行い了承させる必要があります。

固定残業代と残業時間を明確に記載する必要

具体的に固定残業代の金額と残業時間を明記する必要があります。例えば「月給22万円(40時間分の固定残業代6万円を含む)」というような形です。

みなし時間と実労働時間の関係性

みなし時間が実労働時間より多い場合

あらかじめみなし時間として定められた時間に満たなかった場合、固定残業代として定められた金額は全額支払う必要性があります。ですので、残業時間が少ない月があったからと言って、固定残業代を減らすことはできません。

みなし時間が実労働時間より少ない場合

みなし時間を実際の残業時間が超えた場合、追加で残業代を支払う必要性があります。つまり、固定残業代を払っているからと言って、いくらでも残業していいことはなく、みなし残業時間を超えたのであれば、別途残業代を支払う義務が生じます。

固定残業時間の上限

あらかじめ決めておく固定残業時間には、特別に上限が設けられているわけではありません。つまり、固定残業時間に対し固定残業代が最低賃金を上回っていればその月の残業時間については問題ありません。

しかし、1年を通してみると36協定の関係で上限は45時間までに設定されていないと、労働基準法違反の疑いもあります。

働き方改革 参考記事

• 働き方改革関連法案に対応する5つの方法
• 理想のワークライフバランス 残業時間の平均

固定残業代のメリット

時間外労働の抑制につながる

固定残業代制度は、長時間残業の抑制につながることもあります。

「30時間分の固定残業代」がある場合、10時間の残業でも30時間の残業でも、手当額は同じです。そうであれば「無駄に残業時間を長引かせず、テキパキ仕事をして早く帰ろう」と思う従業員も少なくないはずです。結果、従業員の仕事の能率が上がり、時間外労働の減少、労働生産性の向上にもつながっていくと考えられます。

人件費の把握がしやすくなる

仮の残業時間を想定して浮動的な計算をするよりも、固定残業代をあらかじめ給与に組み込んで考えた方が、人件費の計算がしやすくなります。

労働者の収入に安定が見込める

固定残業代が正常に機能していれば、残業が少ない月でも安定した収入が見込めるし、残業が多く固定残業代制で設定された時間を超えた月は、上乗せで残業代をもらうことができるという大きなメリットがあります。

固定残業代が違法になるケース

固定残業代制は労働者と会社側どちらにもメリットの有る制度です。しかし、固定残業代制を悪用する企業が増え、固定残業代という言葉自体悪いイメージになってしまいました。

定残業代の金額・時間の記載が不明確

固定残業代制度を運用する場合には、「通常の賃金と固定残業代」「通常の労働時間と固定残業時間」を明確に区分し、労働契約書などに記載する必要があります。

例えば「基本給１６万円※固定残業代5万円を含む」を「基本給２２万（一部、固定残業代を含む）」など、固定残業代を基本給に含めて表記を行った求人は無効になります。

また、就業規則や労働契約書の表記が、「年俸には固定残業代を含む」「業務手当は固定残業代の性質がある」といった曖昧な文言である場合、固定残業代の割増賃金としての性質が認められない可能性があります。

超過分の残業代を支払わない

固定残業代を支払っていても、対応残業時間を超えて残業をさせた場合は、超えた分の残業手当の支払いを行う必要があります。

40時間分の固定残業代が設定されている会社で、45時間の時間外労働をしたら、5時間分は別途時間外手当を支払わなければなりません。この5時間分を支払わないと、残業代未払いの扱いとなってしまいます。

「固定残業代制度だから、いくら働かせても追加の残業代を支払う必要はない」というのは完全に違法です。

労働時間管理がされていない

固定残業代制度を導入している会社でも、従業員の労働時間管理は必要です。固定残業時間を超過した残業については別途手当を支払う必要がありますし、労働者の安全衛生の観点からも労働時間管理は必ずする必要があります。

平成29年7月、固定残業代運用下でも労働時間の適切な把握が必要である通達がなされてます。

固定残業代を設定した結果、最低賃金を下回った

現在の給与総額を変えずその中に固定残業代を設定する場合は、給与単価が低下します。その結果、最低賃金を下回ってしまうことがあります。最低賃金額は都道府県によって異なるため、事業所が複数ある会社の場合は県ごとの最低賃金チェックをする必要があります。

周知義務を果たしていない

固定残業代制度を導入した場合、個別の雇用契約書や就業規則に内容を明示する必要があります。

就業規則により固定残業代制度を明示する場合、就業規則自体が変更され所轄労働基準監督署への届出がなされていても、従業員への周知が行われていなければ、その就業規則は効力が認められません。

働き方改革 参考記事

• 改革は不可能?でも生活に必須? ブラック業界
• 働き方改革における会社の問題点

まとめ

固定残業代を採用・運用する場合は、通常の賃金部分と固定残業代部分を明確に分ける必要があり、また固定残業代を導入している場合でも、固定残業時間を超えた残業に対しては、別途割増賃金を支払わなければなりません。

固定残業代は、適正な運用を行わないと効力が否定され、残業代の未払い分の請求など大きな損害を受けることがあります。

時間外労働をしても違法にならないための協定

36協定とは、1日8時間・週40時間の「法定労働時間」を超えた労働（残業）をするために、会社と従業員との間で締結される協定です。従業員一人一人と協定を結ぶのではなく、労働組合や労働者の代表と会社の間で締結します。

多くの会社では当たり前のように残業がありますが、36協定が締結されていなければ残業することはできません。

36協定が締結されているかどうかは、就業規則や雇用契約書を見れば確認できます。それらに36協定が盛り込まれていなければ、従業員に残業の命令を出すことが出来ません。

36協定のルール

36協定で定められている、時間外労働には限度時間が定められています。

これは、「上限無く時間外労働が可能となっていた臨時的な特別の事情がある場合として労使が合意した場合であっても、上回ることのできない上限を設定することが適当である。」として、厚生労働省が労働基準法を基に上限を決めた時間であり、原則として月45時間かつ年360時間とされています。

特別条項付き36協定

特別条件付36協定とは、臨時的な場合、36協定の限度時間を更に延長して、残業させることができるとする協定です。特別条項付き36協定を取り入れるには、以下の内容を満たしている必要があります。

• 原則としての延長時間（限度時間以内の時間）を定めること。
• 限度時間を超えて時間外労働を行わせなければならない特別の事情をできるだけ具体的に定めること。
• 特別の事情は、「一時的・突発的」「全体として1年の半分を超えないことが見込まれること」
• 一定時間の途中で特別の事情が生じ、原則としての延長時間を延長する場合に労使がとる手続を、協議、通告、その他具体的に定めること。
• 限度時間を超える回数を定める。(年何回など)
• 限度時間を超える一定の時間を定める。
• 限度時間を超える一定の時間は、なるべく短くするように努める。
• 限度時間を超える時間の割増賃金率を決める。
• 増賃金率は、法定割増賃金率を超える率とするよう努めること。

特別条件付き36協定も、労働者の代表と使用者で話し合って、決めなくてはなりません。しかし、協定の手続を履践すれば会社の都合で上限時間を超えて労働させることのできるようになっています。

しかし特別条項を抜け穴として長時間残業が常態化している事に対して、当然問題視もされており、ここに月100時間を超えるような残業時間を記載している企業には、労基署による監査が入りやすくなります。

また働き方改革法案による法改正により、特別条項を結んだ際の上限は月100時間未満、年720時間未満、月45時間を上回る回数は年6回まで、連続する2カ月から6カ月平均で月80時間以内となり、適用条件も厳格化されます。

36協定の有効期限

36協定の有効期限は最長で1年となっております。36協定は自動更新条項を付けることはできませんので、毎年、新しい36協定を労働基準監督署に提出する必要があります。

36協定を提出しなかったり、更新期限が切れたまま従業員に残業をさせてしまうと、従業員に時間外労働をさせるのは罰則の対象になり、6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金になります。

働き方改革 参考記事

• 働き方改革関連法案に対応する5つの方法
• 理想のワークライフバランス 残業時間の平均

36協定の上限時間がない業種

一部業種では独自の規定が設けられており、36協定が適用されないことがあります。

土木、建築の現場作業、大規模な機械・設備の工事などを行う職種

建設関連業は、36協定による残業時間の上限が適用されません。そのため、週15時間・月45時間を超えて残業しても、違法ではありません。

ただし、もし長時間労働が原因となって精神疾患などが発生した場合、労災認定されます。

運輸関連業

トラック、タクシー、バスのドライバーの場合は、独自の規定が存在します。

これらのドライバーの1日の労働時間は、運転、整備、荷扱いなどの作業時間と、荷待ち・客待ちなどの手持ち時間を合わせた労働時間が13時間以内で、休憩時間を継続して8時間以上取らなければならない、という規定があります。

季節などによって業務量が大きく変化するような業種

郵政事業の年末年始における業務などの一部業種は36協定における上限時間がありません。

ただし1年間における残業時間の上限は設定されています。

36協定違反事例

36協定で決めた時間を超えて働かせてしまうと、労働基準法に違反します。場合によっては、刑事事件として立件され書類送検される可能性もあります。

特別条項付き36協定を不当に結ぶ

特別条項付き36協定を結べば、ある程度まで労働時間を延ばすことが出来ます。しかし、特別条項付き36協定は、労使で決めなくてはいけません。

実際には労使間で協議していないのに、会社側が一方的に協定を作成して届け出てしまうというケースも存在します。

2012年には居酒屋チェーンのワタミが労働基準法で定められた労使間の手続きを踏まずに従業員に長時間労働を行わせ過労死させる事件が起きております。
また労働組合のない中小企業の場合会社が協定届をねつ造し本人に無断で代表にして署名押印というケースも多くあり、大きな問題となりました。

特別な事情がないのに、上限を超えて残業している

特別条項付き36協定は、あくまで臨時的・一時的・突発的な特別の事情が発生した場合にのみ、36協定の上限時間を延長させることができるという協定です。

特別な事情がなく、日常的に月45時間といった上限を超えた残業が発生している場合、特別条項付き36協定があっても違法です。

サービス残業をさせる

36協定の上限を超えて働かせると違法となるならば、残業時間をカウントせず残業をしなかったことにしようとする事をサービス残業といいます。「45時間以上残業したら自己責任だから、それ以上はタイムカードを押せない」というのが典型例です。

最近はそこまであからさまな会社は減ってきたかもしれませんが、現在もサービス残業を強いられたという話はチラホラと聞きます。しかし、そもそもサービス残業は残業代の支払いを不当に免れる行為として違法です。

別の労働形態を結ぶ

他にも特殊な労働形態を取り入れたように装って残業を誤魔化すというケースもあるかもしれません。例えば、労働時間に制約のない労働形態なので残業も関係ないといったケースが考えられます。

残業によって著しい不利益を被った

労働時間の条件が満たされていても、あなたが著しい不利益を被ってしまうような残業は、違法となる可能性が高いです。

• 体調不良（持病などを含む）
• 家族の危篤
• 妊娠している
• 家族に対する育児、介護が必要

このような場合、自分や家族の身体・生命に関わるため、残業の強制は認められません。

36協定違反の罰則

36協定で決めた時間を超えて働かせてしまうと、労働基準法違反として、「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます

働き方改革 参考記事

• 改革は不可能?でも生活に必須? ブラック業界
• 働き方改革における会社の問題点

まとめ

特別条項を利用するにあたっては、決して無制限に36協定の上限時間を延長できるわけではなく、年に6回までであるとか、過労死ラインを超えないようにしなければならないという点に気を付けなければなりません。

そもそも、1日の労働時間8時間を超えて残業をするということ自体が、労働基準法上は稀であるという扱いのため、特別条項は、イレギュラーの中でさらにイレギュラーな制度ということになりますので、可能であれば特別条項は使わないという考え方が本来あるべき姿と言えます。