日報の有効活用

日報とは、一日の業務報告をまとめたものです。日々提出する日報は、仕事の状況を把握、記録、共有するのに必要となります。日報の作成・共有を効率化することで情報共有と社内コミュニケーションの活性化を促進を図る事が出来ます。

日報の有効活用
効率化と可視化を両方実現
日報は会社の資産

効率化と可視化を両方実現

上記の事例の他に日報アプリを導入することで、このようなメリットがあります。業務日報の作成が楽になるだけでなく、会社全体で業務日報を有効に活用することが可能となります。

時間・場所を問わず、日報を作成できる

日報アプリにより、いつでも・どこでも・簡単に日報の作成・提出が可能。通勤時間や移動時間・待ち時間などのスキマ時間を、有効に利用できます。また業務日報を書くためだけに、帰社する必要もありません。直帰することも可能になります。

社内のコミュニケーション活性化につながる

日報アプリの多くに、コメント機能やリアクション機能が実装。SNSを見るような感覚で、気軽なコミュニケーションができます。作成時の通知機能もあるため、日報を確認する上司にとってはリマインドに。さまざまな効果が期待できます。

会社の資産として活用できる

業務日報は、個人の記録と思われがちです。しかし個々の社員の経験や知識・ノウハウが書かれた「会社の大切な資産」。「前任者のアプローチ方法を知りたい」「課題を解決するため、先輩の日報を見たい」など、会社全体で情報・ノウハウを有効活用できます。

日報は会社の資産

なぜ日報が必要？

勤務後描く事に困ったりと日報に、いい印象を持つ人は少ないでしょう。そのため、体裁を整えて、とりあえず書き上げるだけになってしまうことも多いと思います。しかし、日報の目的は、「書くこと」ではありません。それを、さまざまな形で活用することが本来の目的です。

進捗を把握し業務目標を達成するため

日報は、その日の行動を整理して振り返るためのものです。そのため、業務の進捗状況を冷静に把握するいい機会となります。もしもトラブルが起こったり壁にぶつかったりしたとしても、日報を書くことでその出来事を冷静に見つめ直せば、解決策のヒントが見えてくるかもしれません。
これは、日報を書く本人だけでなく、確認をする上司も同様で、日報によって、業務の進捗状況をつかむだけでなく、何らかの問題が発生している場合アドバイスを行い、業務を正しい方向へ導いていくことが可能です。

情報を共有して効果的に活用するため

日報は社員の行動の記録ですが、これをメンバー間で共有することで、とても大きな成果を得ることができます。
たとえば、営業部員の日報は、その多くが顧客とのやりとりの記録になります。ですから、顧客のニーズや現時点で抱えている問題、将来的な課題などを、日報から読み取ることもできます。これらの情報をメンバー間で共有することでチーム全体のパフォーマンスを底上げすることもできます。
日報は、そこに蓄積された情報を共有することで、より大きな成果へとつなげることができるのです。これは、各部署のマネージャー、さらには経営者も、しっかり認識しておくべきことでしょう。

仕事を振り返り、自己の成長につなげるため

自分自身の過去の日報を振り返る事により、あの時はどうするべきだったなどを振り返る事により自分の成長を確認すると同時に業務における過去の解決方法を知り、今後はどのようにすればいいのかという事が見えてくるでしょう。

まとめ

日報に蓄積される情報は、何もしなければ埋もれていくばかりです。しかし、積極的に共有し活用すれば、それは大きな価値となります。適切なツールを選び、活用法を知り、実際に運用する事により業務に大きく貢献する事が出来ます。このことを、経営トップからマネージャー、現場メンバーまですべてが認識すれば、業務の生産性はさらに向上するでしょう。
日報ひとつにも気を配って有効活用することは、すべての企業にとって重要なことです。