業務の可視化のメリット 様々な角度からの働き方改革
目次
コミュニケーションコストの削減
働き方改革においてツールの導入や残業の削減などを行うことで効率化を図る流れが増えておりますが、時間だけが短くなり、仕事の量だけ増えてしまい、効率化につながらないなど、ただ単に時間を短くしただけでは意味がありません。
業務において最も時間がかかっているのは実は会議や情報伝達といったコミュニケーションが多く占められております。特にボトムダウン形式の企業ではこれが顕著で上層部の決定を下の社員に伝わるのが遅いということが多くあります。
決定したことがすぐ伝わらない
現場での決定がスピーディーに現場に伝わらない事がよくあります。 経営会議で決まった決定を経営層から本部長、本部長から部門長、部門長から各グループのリーダー層、グループリーダーからメンバーへと、段階的に共有されて行き、メンバーに伝わるまでにいくつもの会議が必要となり、これだけでも3～4日かかってしまうケースもあります。 情報の伝達に時間がかかれば、それだけ情報の鮮度も落ちますし、温度差も生まれます。また、次へのアクションも遅れることになります。 会議のやり方など伝達面を考える必要があります。今すぐやるべきことと後でもいいことを切り分けるなど、何かしらの効率化対策をとらなければ、情報伝達のスピードは上がりません。
働き方改革 参考記事
コミュニケーションの可視化のメリット
またコミュニケーション間で齟齬の発生や言った言わないなどのトラブルも業務において発生しがちです。 このような社内でのやり取りを第三者から見られるようにし、社内情報の共有や、業務の報告、業務状況の把握が効果的です。
社内でのコミュニケーション情報はもちろん顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行いより円滑な業務を行うことができます。
所属する部門の業務を理解していることは当たり前のことですが、その業務プロセスが他部門のどの業務と絡み合いどのように繋がっているかを把握している方は少ないでしょう。
業務の可視化を行う事によって各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。
コミュニケーションを可視化するツール
ビジネスチャット
IT関連をはじめどの企業でも導入が多く進んでいるのがビジネスチャットになります。チーム内やプロジェクト別での情報共有などで大きな効果があります。
メール特有の「お世話になっております」のような文面を書く必要もなく、会話をするように投稿できるのが最大のメリットになります。 また、場所や時間を選ばないことから、リアルタイムでのコミュニケーションも可能で、スピーディーな連絡や情報共有が可能になります。
大人数でのスムーズなコミュニケーションが可能となり、1度の投稿でメンバー全員へ連絡できるため、伝達漏れを防ぐ効果があり、メールと異なり同時にコミュニケーションを取ることが可能になります。
ログから必要な情報を検索し形式を気にすることなく一斉に送信できるため、既存の伝達手段よりもスムーズなコミュニケーションが可能です。
CRMなどの顧客管理ツール
社内だけでなく顧客間とのやり取りを可視化する際はCRMなどがおすすめです。
CRMの目的は、顧客それぞれに最適な製品・サービスを提供して顧客満足度を高め、顧客と良好な関係を構築して顧客の購買行動を維持し、顧客に関する詳細な情報を正確に蓄積して行くことです。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行いより円滑な営業を行うことができます。
各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。
分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動して顧客情報がつながることで、営業のPDCAサイクルを回し、戦略的な営業活動を展開できるようになります。
まとめ
業務を可視化することによって、今まで行っていた仕事の中での優先順位や無駄な業務を洗い出すことが出来ます。 そこから出てきた業務内容を見直すことによって、業務内容を改善し、より効率的に業務を行う事ができます。 また他の業務を第三者が見ることによって、業務の改善を提案するなどの環境が出来、一人一人が進んで業務の改善に取り組む環境を作ることが出来ます。
